Ústředním úkolem oddělení nákupu je obstarání dodávek nebo zboží používaných při provozování podniku. Při plnění této úlohy se jedná o vytváření a udržování klíčových dodavatelských vztahů, získání nejlepší hodnoty zboží a koordinaci všech příslušných dokumentačních činností přesně a efektivně.
Budování a udržování dodavatelských vztahů
Historicky se nákup zaměřuje především na získávání nabídek s cílem dosáhnout nejnižších nákladů. Organizace zdravotní péče Univerzity v Utahu však ve svých politikách zadávání veřejných zakázek uvádí, že od doby zveřejnění se konkurenční postupy nabídek používají pouze v případě potřeby. Místo toho mnoho společností spoléhá na oddělení nákupu, aby identifikovala potenciální dodavatele, spolupracovala s nimi a rozvíjela důvěryhodné vztahy s nejlepšími poskytovateli. Tento vztahový přístup posiluje společné cíle dodavatele a kupujícího a umožňuje větší flexibilitu nebo přizpůsobivost kdy překážky brání přirozenému toku logistiky a distribuce.
Získání nejlepší hodnoty zboží
Úzce související se zaměřením na udržování vztahů s dodavateli je cílem dosažení nejlepší hodnoty zboží. "Nejlepší hodnota" zahrnuje rovnováhu při získávání přiměřených sazeb a kvalitních produktů. Prodejce například potřebuje dobré ceny, aby získal zisk, ale také potřebuje vysoce kvalitní zboží, aby přilákalo kupce. Proto, nákupní oddělení musí srovnávat cenové body různých dodavatelů s kvalitou jejich řešení. Akronská univerzita uvádí ve svém manuálu pro zadávání zakázek, že její centralizované nákupní oddělení nese tuto odpovědnost při řízení nákupů ve všech organizačních odděleních.
Koordinace příslušné dokumentace
Procesy nákupu mají samozřejmě spoustu papíru a dokumentace. Organizace zdravotní péče Univerzity v Utahu poznamenává, že úkolem oddělení nákupu je například udržovat smluvní spisy o všech aktivních dodavatelských vztazích. Aktivity nákupu jsou také spojeny s účetnictvím v organizacích, které používají programy softwaru pro podnikové zdroje, které umožňují, aby účetní činnosti byly přímo propojeny s existujícími nákupními objednávkami a platbami na účtu. V některých případech je proces automatizován. Proto, přesnost při zadávání objednávky a podrobnosti o transakcích je stejně důležitá i pro oddělení nákupu jak je to pro účetní oddělení.
