Jak uspořádat a sledovat více změn úloh

Úkol je jednotkou práce. Rozsah úkolu se může pohybovat od záležitosti vyžadující minimální pracovní sílu až po práci vyžadující značnou práci, která zahrnuje řadu dílčích úkolů k jejímu dokončení. Úkoly se obecně týkají konkrétních, časově omezených cílů a cílů. Organizace a sledování úkolů jsou proto důležité pro dosažení cílů a cílů. Přenesením úkolů na papír nebo počítačový program převezmete kontrolu nad svým dneškem a nakonec i krátkodobými a dlouhodobými cíli a cíli.

Položky, které budete potřebovat

Seznam úkolů
Kalendář

Projděte seznam úkolů a pro každou položku zadejte číselnou hodnotu na základě její měřené priority. Toto objednává vaše akce způsobem, který vám dává největší šanci, abyste v průběhu dne dosáhli největšího dopadu. Upřednostněte úkoly rozhodováním o významu každého úkolu pro vaše cíle a cíle. Některé úkoly přicházejí s přirozeným smyslem pro naléhavost, zatímco jiné vám mohou dát pauzu, aby zhodnotily, zda mají vůbec nějaký skutečný význam.

Odhadněte čas potřebný pro provedení každého úkolu. Umístěte časový rozsah, který nastavuje minimální a maximální přidělení času pro provedení každého úkolu. Doba potřebná k dokončení úkolu může mít vliv na její prioritu pro daný den. Například jednoduchá práce, která trvá pět minut, může mít přednost před úkolem s relativně větší důležitostí, která vyžaduje dokončení tří až pěti hodin. Úkoly, které vyžadují delší časové období k dokončení, samozřejmě musí být kalandrovány po delší dobu.

Nastavte lhůty pro každý úkol. Termíny zaměřují vaši pozornost a podporují vaše dodržování. Některé úkoly budou mít termíny stanovené externími stranami, jako jsou ty, které stanoví klienti nebo externí instituce. Jiné úkoly vyžadují, abyste stanovili termín. To bude způsobeno faktory, jako je doba potřebná k dokončení úkolu a zda je potřeba práce ostatních pro dokončení úkolu. Také při delegování přiřazení úkolů pomáhá při doručování požadavků s termíny, které jsou mírně dřívější než vaše vlastní lhůta pro danou úlohu.

Naplánovat úlohy. To zahrnuje rozhodování o tom, jak uspořádat úkoly a aktivity ve vašem kalendáři. Zvažte přirozený vztah mezi úkoly při jejich plánování. Nejvyšší efektivitu získáte tím, že sdružujete podobné úkoly dohromady - například dokončíte fakturování pro různé projekty v jednom nastaveném čase. Vezměte také v úvahu vaše osobní energetické špičky v průběhu dne při plánování úkolů. Pokud vaše duševní síla vrcholí v ranních hodinách, plánujte úkoly, které vyžadují optimální mentální pozornost během této doby. Pokud se vaše energie sníží o 15:00, může to být nejlepší čas naplánovat jednoduché práce.

Být flexibilní. Můžete upřednostnit, stanovit termíny a naplánovat úkoly způsobem, který co nejúčinněji využívá váš čas, pouze abyste dostali hovor od někoho, jehož seznam naléhavých potřeb vyžaduje čas a pozornost. Nenechte to vykolejit vaše úsilí. Techniky řízení času zahrnují factoring v flex time ve vašem denním plánu. Také, pokud je životaschopná možnost, určit určité časové období jako "čas bez narušení" pro úkoly, které vyžadují vysokou koncentraci.

Sledujte a označujte svůj pokrok. Vypracujte vizuální vývojový diagram nebo graf seznamu úkolů, který sleduje činnosti. Rozvíjet diagramy individuálních toků činností pro hlavní úkoly, které zahrnují řadu dílčích úkolů. Jak dokončíte úkoly a dílčí úkoly, vymažte je ze seznamu. Na konci každého dne a na konci každého pracovního týdne přezkoumejte svůj pokrok a reorganizujete své úkoly novými seznamy a grafy pro nový den a nový týden.