Řízení informací je velmi důležitou součástí znalostně orientovaných podniků v 21. století. Řízení informací umožňuje organizacím efektivnější sdílení informací v celé společnosti. To vyzývá organizaci, aby jednala jako tým, ve kterém má každý člen přístup k znalostní bázi ostatních. Řízení informací je zřídkakdy bez problémů. Mezi typické výzvy patří shromažďování informací, jejich zpřístupnění a zajištění jejich používání.
Sběr informací
Bez shromažďování informací není možné je sdílet. Informace lze shromažďovat různými způsoby. V maloobchodních firmách jsou údaje o prodeji z jednotlivých obchodů hlášeny zpět do sídla společnosti, které mohou sdílet tyto informace se všemi pobočkami. To pomůže jednotlivým maloobchodním prodejnám porozumět trendům v poptávce spotřebitelů. V odvětví profesionálních služeb je běžné, aby zaměstnanci vyplňovali dotazníky o práci, kterou vykonávali, ao potřebách svých klientů. Důležité je zajistit, aby shromážděné údaje byly relevantní a přesné.
Zpřístupnění informací k dispozici
Poskytování informací je problém, který často způsobuje potíže organizacím. Jedna věc je shromažďovat informace, ale úplně jinou, aby byla široce dostupná. Jednou z technik je zvýšení osobní komunikace prostřednictvím použití meziresortních týmů. To povzbuzuje lidi, aby sdíleli své osobní znalosti s ostatními. Další metodou sdílení informací je technologie. Databáze mohou poskytovat informace lidem v celé organizaci. To umožňuje mezinárodní společnosti přístup k údajům o trzích po celém světě. Databáze však vyžadují významné finanční investice, aby byly úspěšné.
Zajištění použití těchto informací
Pokud jsou informace úspěšně shromážděny a zpřístupněny, jedinou zbývající výzvou je zajistit, aby byly přístupné a použity. Aby bylo zajištěno, že informace jsou přístupné, je nejlepší vyvinout techniky pro sdílení informací, které jsou jednoduché a snadno použitelné. Databáze by například měla být uživatelsky přívětivá. Aby bylo zajištěno, že informace jsou skutečně používány, je důležité ukázat zaměstnancům, že existují hmatatelné výhody při využívání dostupných informací.
