Navrhování systému interní kontroly pro vaši firmu vyžaduje plánování a porozumění podrobným operacím společnosti. Vnitřní kontroly slouží k několika účelům, avšak hlavními je zajistit, aby podnik fungoval tak, jak to bylo zamýšleno, a zabránit příležitostem zaměstnanců zneužívat zboží nebo peníze. Vnitřní ovládací prvky umožňují majiteli firmy klid, aby věděli, že vše funguje správně, aniž by bylo nutné osobně dohlížet na všechny aspekty operace.
Přečtěte si každý z hlavních procesů ve vaší firmě: výroba, správa zásob, pohledávky, splatné účty, bankovní smíření a jakýkoli jiný proces, kdy by bylo možné spáchat podvod krádeží nebo utajováním. Dejte jména nebo názvy pracovních úkolů na každou část procesu, za kterou je odpovědný jedinec. Pokud si nejste jisti, jak proces funguje, trávíte čas "na poli" a sledujte proces nebo položte otázky zodpovědným osobám.
Posoudit každý krok každého procesu pro slabé stránky kontroly, které by umožnily příležitost ukrást aktiva společnosti. Zaměřte se na oblasti, v nichž má jednotlivec jak úschovu majetku, tak jeho účetnictví. Například, pokud má jeden zaměstnanec kontrolu nad pokladnou a je také zodpovědný za jeho smíření na konci noci, má zaměstnanec možnost ukrást peníze a skrýt to tím, že falšuje smíření. Dalším příkladem je, že má jeden zaměstnanec zodpovědný za otevření příchozí pošty a je také zodpovědný za zaznamenávání šeků na přijetí účtů, které dorazí poštou.
Změňte postupy pro oblasti, kde jste hodnotili slabé vnitřní kontroly. Pokud je to možné, oddělte funkci úložiště od funkce hlášení. Zatímco nemusí mít dostatek zaměstnanců k tomu, aby různí lidé vykonávali každou práci, měly by střídat funkce mezi zaměstnanci, které musíte dělat, pokud je to možné, nekompatibilní funkce.
Nové postupy důkladně dokumentujte a seznamte se s nimi. Vyžádejte si od zaměstnanců zpětnou vazbu, jak efektivní jsou nové postupy. Je důležité zajistit, aby postupy měly smysl z obchodního a provozního hlediska, a nikoliv pouze jako kontrola. Upravte postupy podle zpětné vazby, ale vždy mějte na paměti účel kontrol.
Proveďte povinnou politiku dovolené, pokud jste tak již neučinili. Většina problémů s chronickými krádežemi v podnicích může pokračovat, protože nikdo jiný nikdy neplní funkci zloděje.Když jsou zlodějští zaměstnanci nuceni přijmout dovolenou a někdo jiný je pro ně zaplní, nedokáží zatajit zločin. Tato pravidla mohou zabránit krádeži a odhalit ji, pokud k tomu dojde.
Tipy
-
Vyhodnoťte účinnost svých interních kontrol alespoň jednou ročně a v případě potřeby je vylepšujte.
Varování
Nebojte se provádět silné vnitřní kontroly, protože se obáváte, že vaši zaměstnanci si budou myslet, že jim nedůvěřujete. Upřímní zaměstnanci chtějí pracovat ve správně navrženém prostředí.
