Je snadné se dostat pod nepochopení, že obchodní peníze dělají jednu ze dvou věcí - přicházejí nebo odcházejí. Existuje třetí kategorie: Limbo.Když jsou v bezvědomí, peníze čekají na přiřazení účtu nebo je ještě třeba inkasovat nebo obdržet. Někdy jsou tyto prostředky sledovány prostřednictvím přechodného účtu, což je druhová stanice. Populně známý jako "zúčtovací účet", jsou také často označovány jako úklidové účty, vyměnitelné účty, účty s nulovou zůstatkovou hodnotou a dokonce jen dočasné účty.
Co je zúčtovací účet?
Vymazání účtů může být někdy zaměňováno s "pozastavenými účty" - pochopitelné, protože oba dočasné účty čekají na další informace, než se může stát další krok.
Tam, kde se liší, je, že záležitost o rozrušení je o řešení záhady nebo problému. Možná, že některý z klientů vyplatil několik věcí najednou v nějaké paušální částce a je tu nějaký boj při rozluštění, jak se tato platba rozpadá. Platba přechází do účtu s prodlevou, dokud nebude vyřešena, a rozumí se tam, kde peníze patří.
Účet zúčtování je však podobně jako hlavní účet používaný jako upozornění na služby nebo přijaté nebo prodané zboží, které dosud nebyly účtovány, nebo jiné transakce, které ještě nelze podrobně zaznamenat. Občas se používá jako způsob, jak sledovat probíhající projekt, například o renovaci kanceláří, kde jsou účty předkládány pravidelně, ale které později vyžadují paušální platbu generálnímu dodavateli. Jakmile je platba splatná a uskutečněna, může být zveřejněna ve správných účtech a zúčtována z clearingového účtu.
Dalším příkladem je společnost, která pracuje na knihách o fiskálním roce. Mohou parkovat výnosy a náklady spojené s tímto projektem na dočasném nebo zúčtovacím účtu až do úplného přezkoumání. V tomto okamžiku mohou tyto výnosy a výdaje převést z clearingového účtu na čistý zisk.
Když podnik potřebuje zúčtovací účet
Objem má obecně mnoho společného s potřebou zúčtovacích účtů. Řekněme, že se jedná o výplatní listinu. Účet zúčtování mzdy by měl mít účet s nulovou zůstatkovou hodnotou. Ihned po splácení plateb, před vydáním zaměstnancům jsou mzdové prostředky převedeny na zúčtovací účet. Po jejich splacení se účet vrátí na nulu a všechny platby se zaregistrují.
Možná existuje společnost, která podniká spoustu hotovostních obchodů, jako třeba službu kuchání, která sbírá lidi po celý den a přijímá peníze na každé zastávce nebo dvě. Tento majitel by mohl použít zúčtovací účet k rychlému zaznamenávání transakcí a hotovosti, dokud nebude moci správně zaznamenat a přidělit finanční prostředky na své správné účty na konci dne nebo konce týdne.
Když dojde nebo vystupuje nepřetržitý přísun příjmu, zúčtovací účet může být užitečný při sledování toho, co je v přechodu, nebo se bude muset počítat v příštích týdnech.
Je důležité si uvědomit, že celá otázka využití clearingových účtů je zjednodušit život během přechodné fáze penězi. Pokud používáte pouze jediný zúčtovací účet pro všechny druhy transakcí, poruší účel.
Společnost by měla místo toho mít účet zúčtování mzdových prostředků a další na řízení výdajů a tak dále. Tímto způsobem jsou peníze uchovávány ve svých příslušných kategoriích pro snadnější řešení problémů a monitorování podle potřeby. Neexistuje žádný limit pro to, kolik zúčtovacích účtů může společnost použít v účetních postupech, jelikož jsou účty s nulovým zůstatkem, které se nesmějí zobrazovat na účetních závěrech. Je to všechno o tom, co má smysl pro zaznamenávání transakcí a vyvážení knih.
Jak nastavit zúčtovací účet
Nastavení zúčtovacího účtu závisí na tom, kde to děláte. Say Quickbooks je váš software, který si vyberete. Otevřete "seznamy" a vyberte "Účtová schéma" a klepněte pravým tlačítkem myši kdekoliv a pak vyberte "nové". Nyní byste měli mít okno "přidat nový účet", vyberte tlačítko "banka". Quickbook uvádí, že existuje několik typů účtů, které si můžete vybrat, ale "banka" je nejlepší pro účet zúčtování, protože nabízí flexibilitu.
"Banka" vám umožňuje zaplatit na účet pomocí "přijatých plateb" nebo "učinit vklady". Při vyplácení můžete použít "psát šeky" nebo "platit účty". Dalším plusem je, že bankovním účtem bude rozvaha a výkazu peněžních toků, který vykazuje jako zůstatky i změny zůstatků.
Pak existuje praktičnost, protože přidělování výdajů na režii nebo třídu pomocí nulových kontrol znamená potřebu účtu "banka" pro zúčtovací účet.
Ale zpět na vytvoření účtu zúčtování: Jakmile vyberete "banku", klikněte na "pokračovat" a nyní zadejte název do pole název účtu - vymazání, výměna, vyprání, dočasné jsou pro tento účet dobré názvy a možná pro jaké oddělení. Jako například "účet zúčtování závazků".
Nezadávejte nyní počáteční vyvážení. Stačí ji uložit a zavřít.
Ale počkej, je toho víc
Každý účetní software nabízí různé možnosti a ovládání účtu. Jejich produktová podpora bude obsahovat kroky pro instalaci zúčtovacích účtů pro daný systém. Pokud je vaše společnost malou firmou a používáte externí služby pro účetní závěrku, je rozumné poradit se s vaším účetním, abyste zjistili, co navrhuje jako nejlepší způsob, jak připravit zúčtovací účty pro potřeby vašeho podniku. Uvádí, jaké kategorie zúčtovacích účtů by prospěly vaším operacím.
Ať už používáte Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbook nebo jiný účetní systém, jejich stránky podpory vysvětlí, jak začít zúčtování účtů, protože jsou tak zásadní pro většinu obchodních účetních postupů. Některý účetní software založený na cloudových počítačích a dokonce i Quickbooks obsahují doplňky třetích stran, které poskytují řešení pro zúčtování na zakázku, která by mohla být prozkoumána.
Zůstat zodpovědný za zúčtovací účty
Vyúčtování účtů je úžasné pro správu toku peněz a zůstat na vrcholu modelů cash flow. Ale to vše může být špatné, pokud nikdo nebude zodpovědný za vedení aktuálního účtu zúčtování.
Účet zúčtování by měl být měsíčně přezkoumáván. Usmíření je rozhodující úloha při úspěšném zúčtování účtu. Bez zúčtování nejsou clearingové účty nic, ale jasné.
Měsíc je spousta času, kdy můžete určit operační účet pro každou transakci uvedenou na účtu zúčtování. To je dostatek času na přenesení správných prostředků na tyto účty za tyto položky.
Na zúčtujícím účtu zůstane po tomto trvání něco, co je nutné provést. Například, proč není kontrola vybírána prodávajícím? Bylo to dokonce přijato? Pokud tomu tak není, mohlo by to opice mít schopnost společnosti přijímat zásoby nebo získat potřebné služby včas.
Zajištění inkasa, nikoliv pouze přijímání vkladů, je součástí úspěšného podnikání. Koneckonců, když si poskytovatelé služeb uvědomí, že jste zodpovědní za peníze, které přicházejí a odcházejí, vytváří lepší pracovní vztahy pro dlouhou trasu, protože vědí, že se věnujete pozornost splácení jejich služeb.
Jak psát zúčtovací účty v rozvaze
Mzdové účty jsou oblíbené pro zúčtovací účet a je to skvělý příklad toho, jak funguje zúčtovací účet.
Stejně jako kterýkoli zúčtovací účet jsou účty zúčtování mzdy účetem s nulovou zůstatkovou hodnotou. Kvůli meziročnímu charakteru výplatní listiny a tomu, jak se věci mohou měnit tak často při srážce daní a jiných odpočtů, je skvělé použít zúčtovací účet, který by pomohl sladit tyto věci. A když je třeba provést chyby nebo je třeba provést úpravy, může to být jednodušší proces, který je třeba vyřešit, když je v zúčtovacím účtu v průběhu procesu v porovnání s řádkovou položkou v A / P nebo A / R. To je důvod, proč účetní lásku používají clearing účty - to pomáhá vyhnout se špinavé položky jinde.
- Mzdy 22.476 dolarů
- Odměna pracujícího 1 348,56 dolarů
- Daň zaměstnavatelů 4 719,96 dolarů
- Poplatky za mzdy $ 77
- Zúčtování zůstatku na účtu 28 621,52 USD
Všechny tyto částky jsou uvedeny jako debet na levé straně účetní knihy. Zůstatek zúčtovacího účtu je součet mzdových nákladů, pracovních dávek, zaměstnaneckých daní a mzdových poplatků - všech peněz, které se podílejí na vyplácení mzdy.
Na pravé straně knihy se uvádí, že se jedná o částku 28 621,52 dolarů, což je totéž, co se týče peněz souvisejících s clearingovým účtem.
Jakmile jsou výplaty vybírány, částka by měla být až 22.476 dolarů a toto může být smířeno s nulou. Když úhrada pracovníka půjde vládě, stává se nulou. Stejně tak pro podání daní a zaplacení mzdových služeb.
Protože je každá řádková položka vyplacena nebo vyplacena po celý měsíc nebo na konci měsíce, je to smířeno a poté, co je vše řečeno a hotovo, měl by se zúčtovací účet vrátit k nulovému zůstatku. Toto je místo, odkud pochází termín "vynulování" - výsledkem je, že položky zúčtování jsou smířeny.
Jak si uvědomit zúčtování účtů na QuickBooks
Tým Intuit za Quickbooks provedl pomocí zúčtovacích účtů poměrně jednoduchý postup.
Nejprve vytvořte položku deníku a přidejte účet A / R nebo A / P z nichž Pohybujete peníze. Nyní přidejte zúčtovací účet. Uložit tento zápis.
Poté vytvořte druhý záznam deníku a do tohoto záznamu přidejte zúčtující účet. Poté přidejte účet A / P nebo A / R ke kterému budete přesunout peníze.
Konečně v "Platebními fakturami" nebo "Přijímat platby" spojte tyto dva zápisy spolu.
Když nulové zůstatky se nestaly
Ať už se jedná o výplatní listiny, splatné účty, hotovostní transakce vyžadující pozdější rozlišení nebo pohledávky, zúčtovací účty se téměř vždy musí vrátit na nulu po přijetí a odchodu transakcí. Když zúčtování účtů nesouhlasí s nulou, způsobuje problémy, které se zvlňují do hlavní knihy.
Odsouhlasení je stejné jako u ostatních účtů. Pokud dojde k platbám, které neodpovídají dolaru za dolar, je důležité se ptát proč. Pokud se platby vyplácejí za nesprávné částky, je třeba je vyřešit. Pokud nejsou šeky inkasovány, je načase, abyste je získali. Všechno to jde do sjednocení zúčtovacího účtu. Když se vynulují správné součty, zúčtovací účet dosáhne nulové rovnováhy a proces zúčtování může začít znovu.
Závěrečné úvahy
Pokud se jedná o malé společnosti, zúčtovací účty mohou mít nevýhody. Není-li k dispozici dostatek transakcí, které by ospravedlňovaly přidání této vrstvy transparentnosti a redundance, může to být nadbytečná práce. Nevyřešené položky, které jsou vypnuty z haléřů a dolarů, mohou způsobit větší potíže, než stojí za to, ale zůstanou na tom nejvíce v týdnu a v měsíci až měsíc, mohou to omezit na minimum.
Je také možné, že to může mít negativní dopad i na malé podniky. Může se stát, že převod peněžních prostředků na clearingový účet může znamenat ztrátu úrokových zisků z podnikových úspor, což pravděpodobně nebude velkou částkou, ale ne každý penny počítá s malým obchodním zdravím?
Nakonec zúčtování účtů může být pro mnohé společnosti obrovským nástrojem. Zda zúčtovací účty jsou přínosné pro vaši firmu, spočívá na objemu transakcí a kolik rukou je zapojeno do firemního účetnictví. Pokud jste hledali lepší transparentnost a čistší účetní knihy, zúčtovací účty by mohly být řešení, které jste po.
