Většina jednotlivců v podnikání rutinně předkládá dokumenty jako e-mailovou přílohu. Nicméně je nejlepší vytvořit příjemnou složku pro poštovní zásilky. Váš cíl při psaní jakéhokoli dokumentu pro obchodní účely je zahrnout informace, které potřebuje druhá strana v odborném jazyce. To neznamená, že jazyk by měl být vysoký nebo obskurní. Pokud ti, kteří přečtou dokument, nemusí plně pochopit, zvažte vytvoření samostatné stránky s odrážkami, abyste vysvětlili hlavní dokument.
Shromažďujte všechny informace, které potřebujete pro dokument. Uveďte jasné informace v dokumentu ve velikosti písma, které ostatní mohou snadno číst. Experimentujte s velikostí písma a styly tisku, abyste vytvořili dobrý vizuální dojem. Požádejte někoho, komu důvěřujete, aby dokument zkontroloval před odesláním.
Umístit jméno, titul a oddělení osoby, která obdrží dokument. Zahrnout jméno autora dokumentu, e-mailovou adresu a kontaktní telefonní číslo. Zadejte tento druh informací v pravém horním rohu titulní stránky nebo tyto informace umístěte dole v dolní části stránky.
Napište shrnutí, které uvádí, jaké informace dokument dodává. Uveďte například, že dokument je nabídka pro zadání zakázky. Omezte shrnutí na polovinu stránky nebo méně. Napište tuto část, jako by čtenář neměl ponětí o žádných informacích uvedených v dokumentu. Shrnutí by mělo poskytnout informace, které by osoba, která obdržel dokument, možná potřebovala sdílet s ostatními.
Nabídněte informace o projektu, který chcete diskutovat, nejdříve s nejdůležitějšími informacemi. Zapojte čtenářův zájem a snažte se je držet v každém odstavci. Obchodní dokumenty mají tendenci být nudné s příliš velkou výmluvou. Vytvořte podkapitoly, abyste informace prezentovali zajímavějším způsobem.
Malovat obrázek se svými slovy. Pomozte čtenáři vizualizovat body, které se snažíte, pomocí jazyka, který popisuje, co se má stát.
Varování
Napište jakýkoli obchodní dokument na úroveň vzdělání čtenáře. Pokud hodláte pronajmout vykopávací společnost z místa stavby, použijte jazyk, který by společnost využívala při každodenních operacích, nikoliv vědecký popis.
