Záložní dopis obsahuje plány a postupy, které podnikové oddělení přijme, pokud se stane něco, co by mohlo ovlivnit operace společnosti buď pozitivně nebo negativně. Dopis by vysvětloval, jak reagovat na požár nebo ztrátu dat - nebo na nečekané štěstí, jako je velký rozkaz. Zatímco komplexní pohotovostní plán pro celou firmu může zahrnovat řadu oddělení, kontingenční dopis se zaměřuje na problémy, s nimiž se může jednotlivé oddělení setkat, a nastíní plán pro řešení těchto problémů.
Procesy a úkoly
Každý vedoucí oddělení by měl připravit kontingenční dopis, v němž by podrobně popsal podnikové procesy, které se zabývá, a úkoly, které dohlíží. Tento dopis by měl obsahovat vše, co dělá oddělení, každá osoba, s níž komunikuje, jaké výstupy poskytuje a kdy předkládá výsledky. Například kontingenční dopis pro účetní oddělení musí ukázat, jak účetní oddělení komunikuje s prodejním oddělením o zaznamenání pohledávek a komunikačních metodách s oddělením nákupu, aby bylo možné sledovat splatné účty, stejně jako o tom, jak oddělení poskytuje měsíční výkazy příjmů a čtvrtletní vrácení daně.
Poruchové body
Náhodný dopis by měl obsahovat body selhání v každém procesu. Jedná se o události, které mohou narušit dokončení procesu nebo úkolu. Poruchové body se mohou pohybovat od přírodních katastrof až po katastrofické ztráty dat až po jednoduché špatné komunikace mezi spolupracovníky. Záložní dopis, který načrtává body selhání účetního oddělení, může zahrnovat vynechání prodejních faktur za týden nebo havárie pevného disku, která zničí důležité finanční výkazy.
Pravděpodobnost a dopad
Další část kontingenčního dopisu uvádí podrobnosti o pravděpodobnosti, že by se mohly vyskytnout body selhání, a dopad, který by tyto poruchové body měly na operace. Písmeno může ukázat, jak některé body selhání mají vysokou pravděpodobnost, ale představují minimální hrozbu, zatímco jiné body selhání mohou být velmi nepravděpodobné, ale přinášejí zničující důsledky. Náhradní dopis pro automatizovaný systém vedení záznamů účetního oddělení může vykazovat nízkou pravděpodobnost, že záznamy společnosti nebudou uchovávány, ale v dopise lze také ukázat, jak selhání v tomto systému může mít vážný dopad na operace oddělení.
Nouzový akční plán
Náhodný dopis bude obsahovat akční plán, který načrtne kroky, které bude oddělení přijmout, pokud dojde k poruše, takže oddělení může pracovat kolem bodu selhání při plnění nezbytných úkolů. Zatímco akce popsané v kontingenčním dopise nemusí být nejúčinnějšími nebo nejvhodnějšími metodami pro dokončení úkolu, práce jsou hotová. Akční plán v kontingenčním dopise účetního oddělení může zahrnovat kroky k používání knih knihy knih a kalkulačky v případě ztráty dat z havarovaného pevného disku.
