Faxy jsou klíčovými dokumenty v mnoha odvětvích, protože poskytují legální faksimile podpisu. Například slouží jako právní dokumentace v oblasti import-export, kde strany jsou často umístěny tisíce kilometrů od sebe. Záporné otázky týkající se faxů spočívají v tom, že se mohou snadno ztratit nebo poslat na nesprávné místo, pokud neposkytnou konkrétní pokyny příjemcům. Na tomto místě je přiložena přední strana faxu. Krycí listy faxu se mohou pohybovat od ručně psaných instrukcí na prázdném papíře až po profesionálně navržené formuláře doplněné logem společnosti, rozdělenými prostory pro jména, telefonní čísla, zaškrtávací políčka pro základní údaje a místo psát pokyny. Vytvoření vlastního krycího listu zdarma je jednoduchý proces.
Volné zdroje faxových obálek
Zkontrolujte software pro zpracování textu a zjistěte, zda má volné šablony krycích listů faxu, které lze najít vyhledáním šablon v počítači. Například aplikace Microsoft Word poskytuje šablony (viz zdroje). Šablony Microsoft při otevření mohou být uloženy do počítače, pokud používáte aplikaci Microsoft Word.
Vytvořte si svůj vlastní obálku faxu pomocí programu pro zpracování textu a podle základního formátu.
Pokud nemáte počítač v pořádku, ručně zapište svůj vlastní kryt papíru. To dělá práci, ale nemá profesionální přitažlivost digitálně navrženého krycího listu.
Formát krycího faxového listu
Vložte slovo "Fax" nebo "Faxový přenosový list" velkými písmeny v horní části listu. To identifikuje jako krycí list, oddělený od odeslaného dokumentu.
Ujistěte se, že v tomto pořadí se ponecháte následující nadpisy, přeskočte mezi jednotlivými řádky: "Datum:", "Od:", "Odesílatelský telefon:" a "Zpětné číslo faxu:" Identifikují zdroj faxu, pokud příjemce na ni čeká. Obsahují také potřebné kontaktní informace odesílatele.
Přeskočte dva nebo tři řádky a pokračujte v těchto záhlavích: "Komu:", "Číslo faxu:" a "Telefonní číslo:" Identifikací příjemce se fax přesune do správného místa určení. Zadání faxového čísla příjemce usnadňuje zadání správného čísla do faxového přístroje, aniž by bylo třeba nést poznámky. Máte-li kontaktní telefonní číslo příjemce, může odesílatel umístit rychlé volání, aby potvrdil, že fax byl přijat nebo je poškozen v přenosu.
Přeskočte několik řádků a přidejte nadpis s názvem "Počet stránek včetně obálky:" Uvedením, že počet stránek obsahuje titulní list eliminuje zmatek.
Přeskočte dva nebo tři řádky a zadejte nadpis "Předmět:" Zde může odesílatel stručně vysvětlit připojený dokument.
Vložte nadpis "Poznámky:" pod "Předmět" tak, aby odesílatel mohl napsat pokyny jako například "Doručte okamžitě paní Jonesové" nebo "Zavolejte mi, když to dostanete" nebo "Zkontrolujte prosím, podepsat a fax zpět."
Tipy
-
Jasnost je nejdůležitější kvalita krycího listu faxu. Pokud vytváříte list v programu pro zpracování textu, vyznačte tučné písmo. Pokud ručně psaný list, jasně vytisknout a podtrhnout nadpisy.
