Při založení nové organizace, při budování týmu nebo při definování projektu je důležité vědět, jaký účel a rozsah má být. Dokument, který se používá k objasnění této skutečnosti, se nazývá charterový dokument.
Co je charta dokumentu?
Charta je formální dokument, který je jako plán pro to, co má organizace, tým nebo projekt být a dosáhnout. Zahrnuje, kdo je zapojen, jaké jsou cíle, kdo má pravomoc a přes co a koho a jestli existuje cyklus života pro skupinu nebo projekt, když je dokončen.
Historické cvičení
Charta dokumentů existovala již od středověku. Magna Carta, která se datuje do roku 1215, objasnila úlohu anglického krále při vytváření práv pro barony, další vlastníky a církev.
Po celou dobu historie byly charty oceňovány dokumenty, které vymezují organizační a projektová práva, stejně jako to, co bylo třeba dosáhnout. Od charterových společností obdarovaných královskými mocnostmi, kteří se vydali objevovat nový svět až po dokumenty, které diktují koloniální práva, jsou včerejší listiny podobné v rámci dnešních organizačních dokumentů.
Co je projektová charta?
Charta projektu nespecifikuje pouze ambice a hráče v projektu; chrání tým před obávaným "roztáhnutím rozsahu", který vidí, že mnoho projektů se stává nespravedlivé.
Před plánem projektu je vypracována charta; podrobně popisuje cíle a cíle projektu. Zahrnuje také zázemí projektu, vysvětlující jeho účel a to, co potřebuje k dosažení. Charta načrtává rozsah projektu a uvádí, jaké jsou výsledky, úkoly, za které je tým zodpovědný, a úkoly, které se tým neočekává. To je klíčové pro zabránění "plíživosti rozsahu", které může vést k stále se rozšiřujícím odpovědnostem, které mohou v konečném důsledku ohrozit lhůty.
Charta by měla také diktovat vedení, zúčastněné strany a členy týmu. Uvádí kritické datumy v projektu a rozpočtu spolu s riziky a předpoklady, stejně jako závislostí a omezení. Musí vyjasnit úroveň autority správce projektu, včetně toho, zda je schopen najmout nebo zapálit zaměstnance. Nakonec by měl vytvořit komunikační herní plán včetně parametrů o tom, jak rychle se očekává odpověď na dotazy.
Zakládací listina projektu má být podepsána hlavními zúčastněnými stranami a vedením. Měla by snížit špatnou komunikaci a poskytnout silné světlo pro vedení projektu. To je také považováno za způsob, jak prodat projekt managementu ke schválení.
Psaní dobrovolné charty
Stejně jako projektová smlouva, týmová charta by měla pro všechny týmy dosáhnout stejných věcí. Jeho komponenty jsou podobné, ale aplikují se spíše na tým než na projekt.
Vysvětlí, proč je tým vytvořen a jaké typy projektů bude hrát v čele, zatímco vymezí cíle pro budoucí tým a vyjasní parametry pro měření úspěchu týmu.
Charta jasně stanoví role - kdo je zodpovědný, jaká je jejich autorita, kdo jsou členové týmu, jaké dovednosti přinesou ke stolu a jak budou tyto dovednosti nejlépe využívány. Tento dokument prozkoumá rozpočet přidělený týmu, jakož i zdroje, které má k dispozici. Rovněž stanoví, jak budou provedeny interní audity a přezkumy, pokud jde o pokrok v projektech týmu, spolu s prováděním hodnocení týmů a jejich četností. Měly by být také popsány komunikační metody a očekávání.
Dobrá charta týmů by měla pomáhat udržovat špatnou komunikaci na minimu a udržovat tým soustředěný na své cíle.
Chartery jako vedoucí síly
Charta dokument objasňuje silové struktury, vytváří komunikační plány a slouží jako hrubý návod pro rozpočty a alokace. Všechno to může být vnímáno jako zkreslení záležitostí ještě předtím, než začnou. Charta však pomáhá chránit projekty a týmy stanovením pokynů a jasných aspirací i omezení očekávání a rolí. Dobře napsaný dokument o charte zabezpečí a ochrání týmy, projekty a organizace.
