Psaní dopisů sběru neplaceným klientům je nevyhnutelným úkolem každého vlastníka firmy. Chcete-li zvýšit vaše šance na zaplacení toho, co vám dlužím, vytvořte detailní platební politiku před vydáním kreditu a použijte takt a profesionalitu při pokuse o shromáždění na minulých účtech.
Vytvořte platební pravidla
Před tím, než zákazníkovi nebo klientovi povolíte odložení platby, zaplacení kreditu nebo zaplacení po dodání produktů nebo služeb, vypracujte platební politiku, která načrtne vaše podmínky. Měla by obsahovat podrobnosti o tom, kdy uvažujete o splatné splátce, např. 10 dnů nebo 30 dnů od vystavení faktury. Měla by také obsahovat podrobnosti o tom, co se stane, pokud nebude pokračovat platba, jako je vydávání sankcí a pozdních poplatků, přerušení poskytování služeb nebo podání žaloby.
Řešení specifik
Přečtěte si svou smluvní dohodu se zákazníkem při sestavování sbírky. Uveďte objednávku, číslo faktury, datum služby nebo nákup a datum splatnosti původní platby. Pokud došlo k předchozím pokusům o shromažďování, zmiňte i ty a poskytněte zákazníkovi celkový počet, který zahrnuje sankce. Například "Vaše objednávka 1000 lahví byla doručena 1. října a faktura za 250 USD byla vydána e-mailem 3. října s datem splatnosti 3. listopadu. Váš účet je nyní 30 dnů splatný a váš účet byl hodnocen Poplatek ve výši 25 dolarů, který vám dluží okamžitě splatný zůstatek 275 dolarů."
Buďte sympatický, přesto pevný
Zatímco někteří neplatící zákazníci mohou uhýbat své účty, jiní možná zapomněli na svůj den platby nebo měli vážné problémy s peněžním tokem. Poskytněte zákazníkům příležitost pochybovat při psaní sbírkových dopisů, aby se zabránilo tomu, že budou vystaveni na obranu. Například: "Chápeme nepředvídané okolnosti, které mohou vzniknout a jsme odhodláni pracovat s vámi na vyřešení této záležitosti." Tento přístup nepoškozuje zákazníka, ale vysvětluje, že platba musí být provedena bez ohledu na okolnosti.
Připojit ověřovací dokumenty
Připojte ke sběru listy kopie dříve vystavených faktur, minulou korespondenci o vydání, kopii jakékoli podepsané smlouvy nebo písemné dohody a výňatky z platební politiky. Pokud jste ochotni jednat o zůstatku nebo o částečné platby, načtěte konkrétní podmínky vaší nabídky. Uveďte číslo, které chcete zavolat, pokud má zákazník dotazy a zahrnout předplacenou, samo-adresovanou obálku pro snadnou platbu.
Použijte advokáta
Pokud se opakované pokusy o shromáždění na minulých účtech neprojevují plodné, můžete se rozhodnout, že vám právník zašle sbírkový dopis ve vašem zastoupení. Váš advokát může doporučit hrozby soudu pro drobné pohledávky, postoupení k inkasní agentuře, hlášení o úvěru nebo jiné právní kroky. Zvažte poměr nákladů a přínosů k tomu, co bude trvat, abyste vynaložili své úsilí na sběratelskou práci na právníka v porovnání s částkou, kterou potenciálně získáte od svého zákazníka. Například používání advokáta k napsání sbírkového dopisu za účet 50 dolarů nemusí být nákladově efektivní, ale zaměstnávání odborné pomoci při sběru na účtu 10 000 dolarů by téměř jistě stálo za to.
