Nehody se staly. Někdy jsou výsledky menší; některé nehody, jako jsou vraky vlaků nebo letadel, úniky chemikálií nebo jiných látek nebo výbuchy mohou mít drastické následky. V důsledku takového závažného incidentu má veřejnost právo vědět, co se stalo a co se děje opravit, co se stalo. Oddělení pro styk s veřejností může poskytnout médiím počáteční tvrzení, které uvádí základní fakta o incidentu a umožňuje lidem vědět, že se s touto situací zabýváte. Vyjádření musí být pečlivě psáno jasným a stručným jazykem.
Určete osobu, která má předložit a / nebo doručit prohlášení o držení média. Firmy většinou zaměstnávají personál pro styk s veřejností, který tyto záležitosti zvládne. Pochopte však, že média mohou potřebovat slyšet od skutečných rozhodovacích činitelů společnosti, jako je například majitel nebo generální ředitel.
Začněte svá tvrzení tím, že vyjádříte své obavy ohledně případných obětí a vaši empatii pro danou situaci.
Uveďte základní fakta události. Podle zprávy společnosti SAE by vaše výpověď měla odpovídat na základní otázky o tom, co se stalo, kdo byl zapojen, kdy se stalo, kde se to stalo a proč se to stalo. Nepřekrývejte ani nezapomeňte na některý z těchto bodů. Pokud existují skutečnosti, které nejsou připraveny ke sdílení, můžete obvykle vysvětlit důvod; například chcete upozornit rodiny obětí před vydáním jejich jména. Podobně můžete odmítnout diskutovat o příčině incidentu ve všech podrobnostech, dokud nebudou výsledky vyšetřování dokončeny.
Ve většině případů závažné havárie nebo incidentu nefungují firmy samy o sobě, ale spolupracují s prvními respondenty a jinými organizacemi, obvykle s vládou. Uvádění těchto agentur a druh zapojení je důležitou zprávou a také pomáhá zmírnit obavy obecně - většina lidí se uklidní tím, že vědí, že agentury pro reakci na mimořádné situace jsou zapojeny v případě mimořádných událostí.
Uveďte časový řádek, kdy budete znovu kontaktovat média a jak mohou média kontaktovat organizaci a získat další informace. Vysvětlete, zda a kdy bude vedení společnosti, například generální ředitel, k dispozici k řešení otázek a obav.
Varování
Nespekulujte nebo nezabízejte spekulace o tom, co nevíte, a nepřiznávejte vinu. Na podzim roku 2014 byl pacient infikovaný ebola nesprávně propuštěn z nemocnice v Dallasu. Ve svých raných prohlášeních nemocnice obviňovala své sestry před propuštěním; kdy se dvě sestry podílející se na péči o pacienta následně samy nakazily, nemocnice navrhla, aby porušily protokol. Nemocnice odvolala tyto obvinění před dalšími informacemi, které naznačovaly, že sestry neudělaly nic špatného, a že ve skutečnosti byl za chyby odpovědný zdravotnický personál, avšak jeho pověst byla tehdy vážně poškozena.
