Funkce kontroly dokumentů je zodpovědná za řízení toku a ukládání dokumentů v organizaci prostřednictvím různých funkcí a procesů. Jedná se o údržbu souborů a používání správných postupů distribuce a revize, jak je uvedeno na stránkách Siliconfareast.com.
Knihovní systém
Funkce kontroly dokumentů je úkolem správného zachování interních knihovních postupů, aby došel k přístupu k příslušným osobám, ale stále zůstává známost místa oficiální dokumentace.
Skladování / archivace
Dalším hlavním úkolem funkce kontroly dokumentů je uchování a archivace dokumentů, aby byla zajištěna správná dostupnost všech potřebných souborů.
Revize
Funkce kontroly dokumentů má také odpovědnost za to, že oficiálně schválená dokumentace bude revidována pouze v rámci řádných procesů a schválení. To může zahrnovat systém požadavků na změny dokumentů (nebo projektů), které vyžadují určení podpisů dříve, než dříve schválený dokument může provést další změny.
Pracovní postup
Pracovníci kontroly dokumentů také provádějí činnosti s cílem zajistit efektivní pracovní tok, například přiřazením dokumentů příslušným knižním či sekretářským pracovníkům pro takové činnosti, jako je zpracování textu nebo skenování.
Sledování
Funkce kontroly dokumentů také sleduje včasnou tvorbu dokumentů prostřednictvím celkového procesu toku pracovních postupů, například pomocí seznamů věkových kategorií, které naznačují, že dokumenty prošly příliš dlouhým procesem procesu toku.
