Závazek je oficiální dohoda, která poskytuje materiální podporu podnikatelské, neziskové nebo výzkumné organizaci. Závazné dopisy v obchodním světě typicky slibují, že poskytnou financování nebo půjčky, zatímco ty, které se týkají neziskových organizací, obecně představují závazky týkající se spolupráce, partnerství nebo jiných forem hmotné podpory. Ať už se zavazujete financovat podnikání nebo podporovat neziskové komunitní skupiny, musíte zajistit, aby váš dopis o závazku - jako každá závažná obchodní korespondence - byl stručný, jasný a diplomatický.
Zkontrolujte si své informace. Váš dopis o závazku nastíní všechny dříve dohodnuté podrobnosti o vaší podpoře (např. Částky peněz, které mají být zapůjčeny, plány a pohotovostní plány), takže se ujistěte, že všechny vaše relevantní informace jsou aktuální. Váš dopis by měl pouze nastínit smluvní podmínky, na kterých se obě strany dohodly. Nepoužívejte písmeno k přidání nebo revizi podmínek.
Určete základní podmínky smlouvy. Otevřením vašeho dopisu byste měli identifikovat vás a všechny ostatní strany zapojené do dohody, jakož i základní pojmy a cíle vašeho závazku. Pokud přidělíte prostředky na projekt nebo podnik, uveďte částky. Pokud se zavázáte k jiné podpoře nebo spolupráci, stručně popište druh podpory, kterou poskytnete.
Uveďte své role a odpovědnosti v dohodě. Buď konkrétní. Řekněte přesně, jaká je vaše role, a popište svůj rozsah odpovědnosti. Pokud poskytujíte finanční prostředky, popište plány placení i pohotovostní plány v případě, že nemůžete splnit svůj závazek. Pokud dokončujete závazek k neziskové nebo výzkumné spolupráci, popište přesné odpovědnosti (například služby nebo zařízení, které plánujete poskytnout) a roli, kterou vy nebo vaše organizace hraje ve spolupráci.
Udržujte svůj dopis jasný a stručný. Některé zdroje naznačují, že obchodní úmysly jsou omezeny na jednu stránku. V některých případech mohou být efektivní dopisy tak krátké jako jeden odstavec.
Buďte srdeční. Pokud píšete dopis o závazku neziskové organizaci, mějte na paměti, že váš dopis může být viděn jinými agenturami, které tuto organizaci podporují nebo sledují, takže ujistěte se, že jste objasnili důvody, proč chcete pracovat s touto skupinou.Uveďte také jakoukoli předchozí spolupráci, kterou jste měli se skupinou. Tím posílíte svůj obraz a obraz vašich spolupracovníků v očích dalších podporovatelů neziskové organizace, jako jsou subjekty poskytující grant.
