Z různých důvodů se někteří zaměstnanci nemusí líbit při vyplňování výkazů. Mohou to považovat za únavné a časově náročné, nebo v případě zaměstnaných nebo osvobozených pracovníků to považují za zbytečné. Federální pracovní právo vyžaduje, abyste vysledovali nezaměstnané zaměstnance; to odpovídá většině hodinových pracovníků. Za předpokladu, že budete udržovat přesné záznamy, můžete použít jakýkoli časomírový systém, který chcete. Existuje několik věcí, které můžete udělat, abyste zajistili dodržování předpisů a nechali si neochotní zaměstnance řádně vyplnit časové listy.
Vytvořte snadno použitelný časoměrný systém založený na velikosti výplatní listiny. Například, pokud máte méně než 10 zaměstnanců, můžete si koupit standardní časové listy z kancelářských potřeb a zaměstnance je doplňte každý týden. Chcete-li zvýšit přesnost, můžete místo toho zakoupit standardní punčovací hodiny a prázdné časové karty. Pokud je váš mzdový zisk značný, zvažte automatizovaný systém, který vyžaduje, aby zaměstnanci na hodiny přecházeli přes karty prstem nebo dlaní.
Zahrňte procedury časování do své příručky pro zaměstnance. To platí i tehdy, jsou-li časové listy splatné a komu mají být předloženy. Jasně uveďte důsledky porušení určitých pravidel časového rozvrhu, například ukončení zkreslení časových rozvrhů. Dejte všem zaměstnancům kopii příručky.
Vytvořte kalendář mzdových účtů a rozdělte jej všem zaměstnancům. To se hodí, když se změní platy, například v týdnech dovolené. Kalendář zobrazuje počáteční a konečný termín platebního kalendáře, datum odeslání časového rozvrhu a odpovídající datum placení v průběhu celého roku.
Určete manažery a školitele, aby vyškoleni nové a stávající zaměstnance o tom, jak vyplnit časové rozvrhy. Pokud máte automatizovaný systém, v případě potřeby požádejte prodejce, aby vyslal někoho, kdo bude školit manažery a školitele, kteří by měli své zaměstnance vycvičit.
Zjednodušte výpočet časového rozvrhu požadavkem, aby zaměstnanci zaokrouhlovali nahoru a dolů do nejbližší čtvrté hodiny. Okolo času od jednoho do sedmi minut dolů a času osm až 14 minut nahoru. Například, pokud zaměstnanec přijde do práce v 8:11 hodin, dává časový list o 8:15. Pokud bude chodit v 5:21, píše o 5:15. V mnoha případech automatizované časomírové systémy provádějí zaokrouhlování.
Omezte položky časového záznamu pouze na to, co se počítá. Například omezit vstupy na pravidelné, přesčasové, dovolené, nemocné a osobní hodiny a placené přestávky. Požádejte pevné pracovníky, aby v případě potřeby vyplnili pouze časové listy.
Vysvětlete zaměstnancům, co je v nich pro ně. Řekněme například, že řádné dokončení zrychluje zpracování mzdových plateb, zajišťuje včasné výplatní splátky, zrychluje fakturační cyklus a zvyšuje peněžní tok. Mít manažery nebo nadřízené sdělit výhody svým podřízeným.
Povzbuďte politiku otevřených dveří, aby se zaměstnanci mohli obrátit na nadřízené, pokud mají problémy s časovým rozvrhem.
Nepoužívejte sankční systém, který by zaměstnancům umožnil vyplnit časový rozvrh odpovídajícím způsobem. Například zadržení výplaty do doby, než zaměstnanci předloží časový rozvrh, může být podle státního práva zakázáno a může vytvářet prostředí nedůvěry mezi manažery a zaměstnanci.
Tipy
-
Než začnete uplatňovat zásady časové politiky, obraťte se na státní pracovní oddělení na příslušná pravidla. Například stát může mít konkrétní pravidla pro zaokrouhlování, vedení záznamů a používání biometrických časových hodin.
