Účetní postupy a postupy nejsou jedna a ta samá, ačkoli pracovníci v kanceláři často zaměňují oba. Účetní pravidla představují pokyny nebo pravidla, která definují, co účetní oddělení očekává v dané situaci. Vytvářením zásad účetní oddělení zajišťuje, že pravidla a standardy společnosti jsou dodržovány a dodržovány všemi zasaženými osobami. Postup představuje stranu této rovnice definováním jednotlivých kroků, které zajišťují zachování účetních pravidel společnosti a vnitřní kontroly.
Definujte zásady
Když přijdete s příručkou účetních pravidel a postupů, kterou používají účetní a další ve společnosti, musíte nejprve definovat každé pravidlo nebo vodítko jako jednotlivé zásady, které chcete sledovat. Nesměšujte zásady společně, protože je to příliš matoucí. Účetní oddělení vytvářejí politiku peněžních toků, politiku úhrady cestovních výdajů, drobné hotovostní politiky, zásady platebních účtů nebo zásady účtování, jen abychom jmenovali několik. Politika by měla definovat pravidlo - známé jako co - a zahrnout, kdo musí dodržovat a proč musí být dodržen. Politiky a postupy jsou zachovány jako samostatné dokumenty.
Napište přehled
Každá zásada musí obsahovat přehled nebo souhrn pokynů nebo pravidel. Přehled je na prvním místě s podrobnými informacemi, které obsahují specifika. Například účetní oddělení může mít politiku drobných peněžních fondů, která upřesní, kolik peněz bude poskytnuto za drobné peníze, druh nákupu, který pokrývá, a titul osoby, která je zodpovědná za to, že je řádně udržována. Politika nezahrnuje jména lidí, ale jejich název nebo pozici ve společnosti odpovědné za ně.
Popisujte postupy
Postupy jsou krok za krokem, kterým jednotliví lidé dodržují firemní zásady.Například účetní oddělení může stanovit zásady cash flow, které určují, kolik provozních peněz by mělo být vždy k dispozici a co se musí vyskytnout, pokud není k dispozici. Chcete-li však zajistit dodržování zásad, musí někdo v účetním oddělení dokončit smíření bankovních účtů. Proces sladění bank má podrobné kroky, jak provést bankovní smíření, aby se zajistila dodržování zásady cash flow. Chcete-li napsat postup, načrtněte každý krok, který se musí uskutečnit, včetně titulů lidí, kteří dokončí každý krok a co se stane v následujících krocích.
Počet kroků
Postupy psát v pořadí, v jakém se musí tyto kroky vyskytnout. Například pomocí procesu odsouhlasení bank začíná první věc, která musí nastat, například: bankovní výpisy musí být dány neotevřené účetnímu správci. Zahrnout kroky, které správce účetnictví musí provést před tím, než předá skutečné odsouhlasení někomu jinému v účetnictví. To by mohlo zahrnovat například rychlou kontrolu nekonzistencí kontrol, názvy příjemců a další.
Příručka politiky a postupu
Zahrnout seznam titulů v účetním oddělení s stručným popisem povinností vykonávaných každou pozicí ve firmě na přední straně příručky o zásadách a postupech. To pomáhá vytvářet vnitřní kontroly při zajištění oddělení povinností. Napište zásady na jednotlivé stránky a vytvořte novou stránku nebo skupinu stránek pro každou zásadu. Každá zásada obdrží vlastní obsah a titul v obsahu, aby uživatelům usnadnil jejich vyhledávání. Po zásadách zahrňte všechny postupy na své stránky jako záložní. Obsah může obsahovat "zásady peněžních toků" jako hlavní název s podkapitolami a jejich vlastními stránkami, které zahrnují "odsouhlasení bank", "odsouhlasení bankovních účtů hlavní knihy" nebo jakýkoli jiný postup, který se na tuto konkrétní politiku vztahuje.
