Čtyři komunikační komponenty jsou kódování, dekódování, přenosové médium a zpětná vazba. Odesílatel osobní nebo obchodní komunikační zprávy kóduje a předává je prostřednictvím jednoho nebo více médií přijímaču, který jej dekóduje a reaguje poskytnutím zpětné vazby. V podnikání efektivní komunikace umožňuje uzavírat smlouvy, umožňuje manažerům motivovat své zaměstnance a pomáhá společnostem komunikovat se svými zúčastněnými stranami. Špatná komunikace může mít za následek nízkou morálku, ztrátu produktivity a nedostatek důvěry.
Kódování
První komunikační složka je kódování, což je překlad myšlenek a konceptů do symbolů a gest. Odesílatel začíná tím, že rozhoduje o odeslané zprávě. Dobré nápady se často ztratí, pokud je proces kódování špatný. Například rozhovory zmatené s irelevantními skutečnostmi a spletitou logikou by mohly znemožnit jasný a produktivní dialog o faktech, tvrdí Harvard Business School profesor John P. Kotter a profesorka University of British Columbia Lorne A. Whiteheadová. Klamavé komunikační strategie, jako je například strach, mohou vyvolat strach z imaginárních rizik, které mohou lidem přimět i proti dobrému nápadu. Podnikatel Theodore Kinni napsal v Harvard Business School Working Knowledge, že schopnost komunikace může být maximalizována interpretací faktů a ne jen jejich recitací a používáním emocí a symbolů pro zesílení zpráv a okamžité spojení se zaměstnanci.
Střední
Kódovaná zpráva se přenáší prostřednictvím média nebo kanálu. Dvě základní kategorie obchodních kanálů jsou ústní a písemné. Ústní komunikace může být prováděna po telefonu nebo pomocí internetových technologií, jako jsou virtuální telekonference a webové vysílání. Písemná komunikace zahrnuje zprávy a poznámky o tradičních papírových médiích nebo o elektronických médiích. Ústní kanály jsou rychlejší, protože odesílatel a přijímač mohou používat verbální a neverbální signály pro přenos zpráv a odpovědí téměř okamžitě. To je důvod, proč vedoucí pracovníci cestují po celém světě, aby uzavírali obchodní dohody, protože vytváření osobních kontaktů a důvěry může být obtížné pomocí e-mailů a virtuálních schůzek.
Dekódování
Dekódování je úkolem příjemce zprávy. Zahrnuje interpretaci verbálních a neverbálních zpráv přenášených odesílatelem. Pro úspěšnou obchodní komunikaci musí být procesy kódování a dekódování synchronizovány. To vyžaduje důvěru mezi přijímačem a odesílatelem. Kulturní rozdíly často hrají roli při budování této důvěry, zejména při interpretaci neverbální komunikace. Například, ukazování prstem je přijatelné v Severní Americe, ale je považováno za hrubé v mnoha částech Asie.
Zpětná vazba
Zpětná vazba je posledním krokem komunikačního procesu, při kterém přijímač reaguje na zprávu odesílatele. Tento signál může být verbální - například "ano, myslím, že je to skvělý nápad" - nebo neverbální, jako je vzdech nebo dlouhá pauza, která naznačuje nesouhlas. Zpětná vazba umožňuje odesílateli provést nápravná opatření opakovaným přenosem nebo přeformulováním nesprávně pochopené zprávy. Avšak zpětná vazba by měla být poskytnuta rychle, protože zpoždění mohou zabít obchodní myšlenky a vést ke ztrátě obchodních příležitostí.
