Jako pojišťovací agent budete muset určité nároky popřít. Když odmítnete nárok, musíte klientovi poslat dopis s uvedením důvodu, proč ho odmítnete. To může být nepříjemné, ale je to součást vaší práce. Udržujte svůj dopis profesionální a stručné, abyste interakci co nejjednodušší pro vás a klienta.
Tipy
-
Ujistěte se, že obsahuje konkrétní podrobnosti o zamítnutí nebo že klient může žalovat poskytovatele pojištění o náhradu škody prostřednictvím reklamace v dobré víře.
Jaké jsou důvody k odmítnutí reklamace zákazníka?
Některé běžné důvody pro odmítnutí reklamace jsou:
- Škody nejsou kryty zásadami klienta.
- Klient nezaplatil své pojistné.
- Neexistuje dostatek důkazů na podporu tvrzení.
- Žádost nebyla podána včas.
- Klient poskytl nesprávné informace.
Tento seznam není vyčerpávající a mohou existovat i jiné důvody pro zamítnutí nároku. Důležitým bodem je jasně uvádět tyto důvody. Pokud zákazník není spokojen s důvody, které uvedete, může mít právo podat stížnost.
Co by mělo být ve vašem návrhu na zamítnutí dopisu?
Váš odmítavý dopis by měl obsahovat:
- Vaše jméno, pozice a společnost.
- Datum podání žádosti.
- Datum vašeho odmítnutí.
- Důvod odmítnutí.
- Číslo zásady klienta.
- Číslo nároku.
Podívejte se na průvodce a šablony odmítavých dopisů ve vaší firmě a zjistěte, zda jsou v dopise uvedeny další informace. Například byste mohli být požádáni, abyste se obrátili na zákon vašeho státu o bezporuchovém zákonu o pojištění vozidel, pokud žijete v jednom ze států, které vyžadují od obětí dopravních nehod nárok na ochranu osobních úrazů (PIP).
Jak formujete dopis o zamítnutí žádosti?
Váš dopis o zamítnutí žádosti by měl být formátován jako každá obchodní sdělení. Zde je vzorová šablona, kterou je třeba dodržovat:
Tvoje společnost Vaše telefonní číslo Vaše emailová adresa
Jméno a kontaktní údaje klienta byly naformátovány stejným způsobem, jakým jste naformátovali výše uvedené jméno a kontaktní informace.
RE: Odmítnutí nároku DATE: Datum kalendáře vašeho dopisu
Vážení (jméno klienta)
Body dopisu
S pozdravem,
Tvé jméno
Uveďte zde počet závorek v závorce.
Jak píšete tělo dopisu?
V prvním odstavci uveďte, že dopis je odpovědí na nárok klienta. Označte číslo žádosti a číslo zákazníka, jakož i datum uplatnění nároku. Uveďte stručný přehled povahy nároku. Ve druhém odstavci uveďte podrobnosti o krocích, které vaše společnost prošetřuje. V následujícím odstavci zdvořile, ale jasně uvádějí, že společnost odmítá nárok klienta na základě svých zjištění prostřednictvím šetření.
Závěrečný odstavec by měl poskytnout pokyny pro klienta, aby vás kontaktoval, pokud má nějaké dotazy nebo další připomínky k nároku nebo popření. Děkuji klientovi za nárok a jeho podnikání. Uveďte, že i když jste museli tento konkrétní nárok popřít, doufáte, že v budoucnu budete pokračovat ve svém profesním vztahu s klientem. Máte-li nějaké přílohy, uvědomte si je zde.
