Centrální správa peněžních prostředků se týká praktiky řešení všech finančních transakcí z jediného místa, spíše než ponechání finančních transakcí v rukou jednotlivých míst. Například, vaše společnost by se mohla rozhodnout spustit všechny finanční transakce z hlavní kanceláře v Seattlu, spíše než povolit družicové kanceláře v celé zemi zvládnout finance individuálně. Zatímco centrální správa peněžních prostředků poskytuje některé výhody, například lepší finanční dohled, vytváří také nevýhody.
Nekompatibilita softwaru během rozšíření
Ačkoli softwarové společnosti podnikly kroky ke zlepšení komplikací, které vznikají, když se různé programy snaží vzájemně komunikovat, problémy s interoperabilitou stále potírají podniky. Tato otázka se často projevuje zejména při fúzích. Pokud vaše společnost získává jiný podnik, který provozuje jiný účetní nebo účetní software, zavedení centralizovaného řízení hotovosti v podniku často znamená úplnou revizi finanční IT infrastruktury jiného podniku. Takové opravy vyžadují čas, práci a náklady.
Zvýšený dopad softwarových závad
Za předpokladu, že s vaším systémem pro správu peněz nebude nic špatného, měli by zaměstnanci obdržet platbu jako hodinky. Jen málo počítačových systémů a softwarových balíčků zůstává po celou dobu své životnosti bez problémů. Aktualizace softwaru a dokonce i vadný firmware mohou způsobit selhání programů, jíst data a zmrazit systémy. Kromě toho může uživatelská chyba při správě nebo manipulaci se softwarem pro správu hotovosti nebo dokonce s daty zpožďovat platby všem zaměstnancům a všem vašim prodejcům. Distribuovaná a papírová správa peněžních prostředků také trpí problémy s chybami uživatelů, ale omezuje problém na menší skupinu nebo jednotku, spíše než na celou organizaci.
Nastavení pro více časových zón
Centrální správa hotovosti vytváří potenciál pro problémy s časováním, pokud vaše firma pracuje ve více časových pásmech nebo mezinárodně. Za předpokladu, že vaše podnikání platí všem zaměstnancům ve stejný den, váš systém musí počítat, když banky přestanou zpracovávat transakce ve všech relevantních časových pásmech a počítat doby placení pro zaměstnance, kteří pracují v mezinárodním datovém řádku. Spíše než poslat jednu hromadnou platbu, jako kdyby všichni zaměstnanci žili na místní úrovni, vaše podnikání musí spravovat vícenásobné hromadné platby po dobu několika hodin.
Další úvahy
Mnoho malých podniků používá standardní správu hotovosti, protože firma má pouze jedno umístění. Pokud se rozhodnete rozšířit, ale nebudete v té době implementovat centrální správu peněz, můžete svou firmu umístit na budoucí změnu tím, že nainstalujete stejný software na všech svých místech. To eliminuje problém s interoperabilitou před spuštěním a znamená, že můžete importovat data podle přání z libovolného místa vašeho podniku. Udržování distribuovaného systému řízení peněz komplikuje práci vašich finančních pracovníků, protože musí shromažďovat a vyhodnocovat finanční informace ze všech zdrojů, aby zjistili finanční situaci vašeho podnikání.
