Vytvoření pracovního plánu je důležité, protože umožňuje zaměstnanci příležitost ukázat manažerovi, jak plánuje splnit věci, které jsou od něj požadovány. Pracovní plán může pomoci zaměstnanci ukázat jeho hodnotu, protože kvantifikuje a uvádí do slov věci, které zaměstnanec dělá, což by jinak mohlo být bez povšimnutí. Obecné pracovní plány jsou někdy vytvořeny, které se vztahují k celkové práci, kterou člověk dělá. Pracovní plány jsou však často nejúčinnější, pokud se rozdělují na specifické projednání práce spojené s menšími projekty. Čím konkrétnější je pracovní plán, tím efektivnější bude. Při vytváření pracovních plánů existuje několik věcí, které by měly být téměř vždy zahrnuty.
Otevřete nový dokument v softwaru pro zpracování slov, například v aplikaci Microsoft Word. Na dokumentu vytvořte několik záhlaví. Záhlaví by měly být uvedeny jako: "Problémy", "Cíle", "Strategie", "Zdroje", "Časová osa" a "Měření".
V části "Problémy" popište nejdůležitější otázky. Zasedání pro posouzení potřeb musí předcházet odstranění klíčových otázek. Během tohoto setkání mohou členové týmu přivést na světlo všechny důležité problémy projektu. Důležité otázky by měly nalézt rovnováhu a diskutovat o potřebách všech zúčastněných stran.
V části "Cíle" proveďte a zaznamenávejte dosažitelné cíle. Cíle popsané v pracovním plánu by vás měly přimět k tomu, abyste je dosáhli, přesto by neměly být nedosažitelné. Při uskutečňování cílů si pamatujte zkratku SMART: Cíle by měly být specifické, měřitelné, přijatelné, realistické a včasné.
V části "Strategie" ("Strategies") uveďte informace o klíčových strategiích. To bude pravděpodobně nejdelší a nejkomplexnější část pracovního plánu. Každý z hlavních kroků nebo milníků, které je třeba splnit, by zde měl být zahrnut. Měly by být rovněž projednány potenciální překážky provádění strategií. Vysvětlete, jak budou tyto překážky spravovány.
V části "Zdroje" diskutujte o zdrojích potřebných pro uvedení strategií do činnosti. Pokud je na projektu zapojen celý tým, uvede se v pracovním plánu členové týmu, kteří se na něm podílejí, a jaké budou jejich povinnosti. Pokud dojde k významné investice do vybavení nebo dodávek, zmínějte také.
V části "Časová osa" vytvořte časovou osu. Zahrnout upozornění na plán vytvořit časovou osu. Nezapomeňte zahrnout datum zahájení, datum ukončení a data, kdy se budou konat specifické události a cíle. To umožní, sami sebe, členům týmu a manažerům, aby mohli snadno zjistit, zda je projekt včas.
V části "Měření" zadejte metody měření. Diskutujte, jak určíte úspěšnost projektu. To by mohlo zahrnovat neoficiální důkazy. Nicméně je nejlepší zahrnout kvantifikovatelné způsoby, jakým bude určen úspěch. V závislosti na projektu by to mohlo zahrnovat množství prodejů, více příchozích telefonních hovorů, více návštěv webových stránek a podobné metriky.
Tipy
-
Vytvořte jednostránkový úvodní list, který stručně projednává hlavní body pracovního plánu. Připojte k plnému pracovnímu plánu.
Varování
Přibližování přísně k pracovnímu plánu může být škodlivé Jen proto, že pracovní plán něco naznačuje, to neznamená, že lepší nápad nemůže přijít. Pracovní plán by měl být živým dokumentem. Neuskutečnění změn může bránit možnosti úspěchu.
