Někdy se myšlenka sestavení zásad a postupů může zdát ohromující. Zásadní pochopení tohoto dokumentu a jeho účelu však může pomoci. Prvním krokem je učení definice těchto pojmů a to, co je odlišuje.
Tipy
-
Politika poskytuje široký přehled o cíli společnosti. Postup ukazuje zaměstnancům přesně to, co potřebují k dosažení cíle.
Politika vs. proces
Hlavním rozdílem mezi politikou a postupem je to, co sdělí vašim zaměstnancům. Politika poskytuje přehled o postoji společnosti k problému. Proces nebo politika dává zaměstnancům pokyny, jak implementovat zásady.
Veškerá pravidla vašeho podnikání by měla být stručná a jednoduchá. Mělo by vysvětlovat jasný cíl, který dokonce i zcela nový zaměstnanec může pochopit. Pouze zásady, které jsou v souladu s těmito pokyny, mohou udržet vaše podnikání na správné cestě.
Postupy pak podporují politiky, které máte na místě. Proces by měl být jasný a pokrývat téměř všechny varianty problému. Například postup vrácení by měl zahrnovat, co má dělat, pokud má zákazník potvrzení, nemá doklad o koupi nebo dotčenou položku použil. Odrážky a krátké odstavce mohou proces snadno číst a dbát.
Příklad, který se má řídit
Pokyny a postupy IT jsou důležité v mnoha firmách. Společnou politikou je, aby zaměstnanci neměli přístup k sociálním médiím během práce. Pokyny mohou říci, že společnost vítá zaměstnance, aby měli přístup k sociálním médiím během přestávek nebo kdy je to nezbytné pro své pracovní funkce.
Postupy při prosazování těchto zásad mohou zahrnovat způsoby hlášení nevhodného používání počítače a kroky, které mohou nadřízené podniknout k zastavení chování. Můžete načrtnout řetězec příkazů, který by tyto zprávy měly sledovat, a co zaměstnanci mohou očekávat, pokud budou nadále porušovat zásady.
Typy pokynů
Měli byste vytvořit postupy a zásady pro každou oblast vašeho podnikání.Pokud zaměstnanci mají otázky ohledně toho, jak komunikovat s klienty, mezi sebou, s managementem nebo zařízením, měli by mít možnost nahlédnout do pokynů.
Mnoho společností má zastřešující zásady týkající se chování zaměstnanců, které stanoví pravidla pro to, jak by měli zaměstnanci oblékat, jednat a pracovat v práci. Dalšími důležitými oblastmi jsou disciplína, rovné zacházení, sexuální obtěžování, docházka, výkon práce a bezpečnost na pracovišti.
Není vždy individuální
Postupy často podporují firemní zásady. Neexistuje však vždy jednorázový poměr procesů a postupů. Například můžete vytvořit zásady, které diktují, že vaši zaměstnanci musí být bez použití nezákonných látek, nikdy by neměli sexuálně obtěžovat další zaměstnance a nemohou vybírat peníze z registru. Poté můžete mít jeden postup, který se zabývá jak zpracovávat zprávy o těchto chováních.
Proč vytvářet postupy a zásady
Veškeré podnikání se zaměstnanci vyžaduje politiky a postupy pro vedení pracovníků. Tyto pokyny pomáhají zajistit, aby každý ve společnosti reagoval stejným způsobem na stejnou událost. Tato konzistence umožňuje, abyste vlastníkem firmy někdy ustoupili. Můžete si vzít další úkoly a mít dokonce i volný den, když víte, že vaši zaměstnanci se mohou o podnikání postarat.
Může také zákazníkům vracet a budovat pozitivní image značky. Například zákazníci, kteří prožívají různé politiky návratu pokaždé, když přicházejí, mohou pěstovat negativní pocity o vaší značce. Klienti, kteří vědí, co očekávat, však vědí, že mohou počítat s vaší firmou.
Chraňte svůj podnik
Dalším důvodem pro napsání jasných pokynů pro zásady a postupy je chránit vaši společnost před soudním jednáním. Významným příkladem toho jsou disciplinární pokyny. Měli byste načrtnout očekávání zaměstnanců, disciplinární procesy a kdy budete muset propouštět zaměstnance.
Sledujte svůj proces pokaždé, když zaměstnanec poruší vaše zásady. Pokud musíte odstranit někoho z vašich zaměstnanců, můžete v zátoce udržovat špatné soudní řízení. Dokumentování vašeho procesu vám dává důkaz, že jste jednal zákonně.
