Řádový řád Robert je široce přijatým vodítkem pro to, jak by měly skupiny uskutečňovat schůzky a rozhodovat se společně. Jako oficiální záznam o tom, co se děje na každém zasedání, jsou zápisy rozhodujícím zdrojem v každém rozhodovacím procesu skupiny. Zápisy z jednání nejsou nutně vzrušující, ale musí být jasné a srozumitelné. Existuje přesná metoda pro vedení minut podle pravidel Roberta; podle tohoto vzorce je pro budoucí čtenáře snadnější sledovat a rozumět řízení a jejich výsledku.
Začíná s Robertem na řádku objednávky
Každá sada minut jednání podle Róbertova nařízení by měla obsahovat stejné detaily, které čtenáři obecně porozumí účelu setkání. Vždy začíná první odstavec, který obsahuje:
- Typ schůzky, ať už pravidelné, zvláštní, každoroční, odložené pravidelně nebo jinak.
- Datum, čas a místo setkání. Pokud jsou všechny schůzky vedeny na stejném místě, vynechejte tyto podrobnosti
- Název organizace, která se schází
- Potvrzení, že předsedající a tajemník organizace jsou přítomni na schůzi. Pokud tomu tak není, uveďte jména jednotlivců, kteří nahradí každý z nich
- Uveďte, zda byly zápisy z předchozího zasedání přečteny a schváleny. Pokud předchozí schůzka nebyla pravidelná schůzka, přidejte datum této schůzky.
Hlavní část zápisu
Většina zbývajícího záznamu bude vyplněna podrobnostmi o setkání. Sekretář, který projednává zápisy, může zaznamenat schůzku a později připravit záznam, aby zajistil spravedlivý a úplný záznam o všech podrobnostech schůzky. Vždy udržujte sekundární způsob záznamu, například notebook nebo notebook, plus pera a papír, pokud primární metoda selže.
Zahrnout všechny oficiální diskusní body na schůzi. Uveďte podrobné poznámky o:
- Jakékoli návrhy předložené na schůzi spolu s jménem osoby, která návrh podala.
- Návrhy, které na schůzi kladou otázku před tělem.
- Konečné znění a dispozice všech návrhů.
- Informace o každém hlasování, včetně jmenovitého hlasování, počítaného hlasování nebo hlasování o hlasování.
- Zda se shromáždění dostalo do kvazi-výboru nebo výboru celku, a výsledky tohoto zákona.
- Všechny procedurální námitky a odvolání spolu s jejich dispozicí a všemi důvody, které přednesl předseda pro každé rozhodnutí.
- Záznam o jakýchkoli nesourodých připomínkách, které člen mohl učinit, což vedlo k tomu, že se předseda jmenoval jako neporušenou.
- Všechny další oficiální rozhovory se konaly v místnosti.
Dokončení zápisu z jednání
Závěrečný odstavec vašich zápisů by měl obsahovat jak závěrečné poznámky předsedy, tak i čas, kdy je zasedání oficiálně odloženo. Pokud na schůzi byli hosté, nahlaste jejich názvy a téma jejich prezentací v tomto posledním odstavci. Podpínejte zápisy z jednání a podepíše i předseda. Podpisový záznam tajemníka je právním důkazem autenticity tohoto dokumentu, takže je zásadní, abyste ho podepsal před jeho podáním nebo předáním ostatním.
