V kancelářském prostředí je důležité vždy udržovat profesionální chování. V podstatě je zásadní a musí být učiněn každý pokus o přijetí včas. Pokud nečekáte důležitý hovor, mobilní telefony by měly být vypnuté nebo nastaveny na vibrace, aby nedošlo k narušení kanceláře. Šaty ve správném oblečení pro provedený druh podnikání. Například nosení džínů v profesionálním kancelářském prostředí by bylo považováno za nevhodné, ale džíny mohou být přijatelným oblečením v stavební kanceláři.
Služby zákazníkům
Jedním z nejdůležitějších faktorů v kancelářských postupech je, jak se s klienty zachází při telefonování nebo při návštěvě kanceláře.
Při jednání s klienty osobně je dobré pozdravit osobu s úsměvem a být pozorný k jejich potřebám. Pokud zákazník přijde se stížností pozorně poslouchat, ale nestane se defenzivní, konfrontační nebo rozčilený, bude sloužit pouze k eskalování situace. Ukázat skutečný zájem o výraz tváře nebo o řeč těla, když si zákazník stěžuje. Pokud se zákazník otáčí, nechte je rannit - nesnažte se je zastavit ani o nich promluvit. Jakmile vyjádří své stížnosti, klidně jim řekněte, co máte v úmyslu udělat, abyste jim pomohli nebo komu jste je odkázali a jak tato osoba bude schopna pomoci při řešení problému.
Telefonní etiketa
Protože osoba na druhém konci linky vás nevidí, telefony by měly být zodpovězeny optimálním způsobem. Osoba na druhém konci by měla být schopna slyšet "úsměv" ve tvém hlasu. Vždy přijměte příchozí hovory se jménem společnosti, která dbá na to, aby vylíčil název společnosti tak, aby byl srozumitelný. Někdy je nutné provést hovory před jejich předáním příjemci. Udělejte každý pokus o správné jméno osoby. Uložte poznámkový blok do ruky, abyste zapsali jméno volajícího v případě přerušení, nebo příjemce neodpovídá a hovor se vrátí zpět. Tím bude možné přímo kontaktovat volajícího.
Interakce s ostatními zaměstnanci
Nikdy není dobré diskutovat o osobních záležitostech s jinými zaměstnanci nebo se zapojit do kancelářských klebů. Politiku a náboženství je třeba se vyhnout, pokud jde o rozhovory v kanceláři.
Vždy buďte uctiví při oslovování ostatních zaměstnanců. Dobrým pravidlem je, jestli se jedná o podřízeného, jemuž se jedná, je v pořádku, aby se k němu obrátil svým jménem, ale vedoucí nebo manažer by měl být osloven jako pan nebo paní, pokud nepožádá o to, název.
Organizace
Pracovní plocha by měla být vždy čistá, čistá a organizovaná. Pokud jste z nějakého důvodu nemocní nebo pryč z kanceláře, někdo možná bude muset načíst informace z vašeho stolu a nemusel by se muset "pohybovat" přes všechno ve vašem pracovním prostoru, aby našel to, co hledají. Důležité je také, aby se na vašem stole nebo na osobním stole nezachovávaly osobní předměty, protože někdo můj náhodně "narazil" na něco, co nechcete být veřejným.
Důraz na detail
Pokud práce vyžadují několik kroků k dokončení, je dobré vytvořit kontrolní seznam a zkontrolovat každou položku tak, jak je dokončena. Bez ohledu na to, jaké úkoly jsou přiřazeny, je pro vykonávání dobré práce velmi důležitá pozornost detailu.
Pokud je tvorba dokumentů součástí práce, ujistěte se, že na každém dokumentu máte kontrolu kouzla a gramatiky. Bez ohledu na to, co to vyžaduje práce, je vždy dobré zkontrolovat práci dříve, než ji zapnete.
