Psaní doporučení pro zaměstnance, spolupracovníka nebo jiného známého může vypadat jako fuška, ale jistě ocení úsilí, které jste vynaložili na zpívání svých chvály. Nejlepší dopisy jsou jak effusivní, tak i upřímné, což vyžaduje zvláštní dotek.
Požádejte žadatele dopisu o kopii všech informací, které budete potřebovat, abyste napsali nejlepší doporučení. To by mělo zahrnovat nejen životopis žadatele a seznam projektů, na kterých pracovala, nebo jiné kvalifikace, ale také seznam bodů, které by jí v dopisu ráda zdůraznila.
Zjistěte, zda existují nějaké speciální formuláře, které byste měli použít, nebo postupy, které musíte dodržovat. Často vyplněné dopisy musí být zapečetěny v obálce s podpisem přes klapku.
Začněte dopis s uvedením vašeho jména a pozice, jméno a pozice žadatele, jak dlouho ji znáte a za jakých kapacit. Toto prohlášení by mělo potvrdit vaši schopnost přesně ji vyhodnotit.
Popište dva nebo tři nejpozoruhodnější vlastnosti nebo dovednosti žadatele, a uveďte konkrétní příklady toho, jak tyto vlastnosti předvedl v minulosti. Mezi oblasti, které je třeba zvážit, patří zpravodajská a analytická schopnost žadatele, úroveň zkušeností, organizační schopnosti, spolehlivost a schopnost pracovat s ostatními.
Porovnejte žadatele o dopis s ostatními, které znáte v podobné kapacitě. Pokud je to možné, kvantifikujte srovnání, například: "Z devíti asistentů, které jsem měl, Mary je to nejlepší."
Zvažte zahrnutí nějaké skromné kritiky dopisujícího žadatele. Pokud nedávno nedosáhla nějakého pokroku, překonání nedostatku nedávno, zmínka o ní může zlepšit vaši důvěryhodnost.
Uzavřete dopis s vaším celkovým posouzením žadatele a jeho vhodností pro pozici, kterou hledá. Jazyk by měl být silný, ale neměl by být přehnaný nebo neúmyslný.
Přidejte své kontaktní informace a nabídku odpovědi na další otázky, pokud jste ochotni tak učinit.
Uložte kopii dopisu. To vám ušetří spoustu času a úsilí, pokud bude potřebovat další dopis v budoucnu.
Pošlete dopis nebo doručte jej žadateli včas.
Tipy
-
Jedna až dvě stránky jsou obvykle ideální délkou pro doporučení. Čím méně a čtenář bude mít podezření, že o žadateli nemáte moc co říci; a vy vyčerpáte ty, kteří je potřebují přečíst. Nejasná chvála je polibek smrti. Názory na žadatele, které nemají důkazy, které by je podpořily, jsou známkou neupřímnosti nebo nezaujetí. Pokud vám chybí čas na napsání správného doporučení a důvěřujete žadateli, aby napsal něco dobrého, můžete požádat ji, aby ji napsal. Ujistěte se, že jste si je důkladně prohlédli, než do něj podepsáte své jméno. Nejlepší doporučení berou v úvahu pozici, kterou žadatel hledá. Pokud se například uchází o přijetí do školy, možná byste se chtěla soustředit na její inteligenci nebo sebe-motivaci, ale pokud hledá pozici manažera, možná byste chtěli zdůraznit její schopnosti vést.
Varování
Pokud pro zaměstnance píšete doporučení, obraťte se na oddělení lidských zdrojů společnosti, abyste se ujistili, že dodržujete zásady společnosti. Některé společnosti zakazují školitelům psát doporučení, aby se předešlo případným právním potížím. Pokud nemůžete upřímně napsat pro žadatele nadšený dopis, je lepší taktně navrhnout, že najdou někoho jiného, než aby ohrozili vaši integritu nebo napsali vlažný dopis, který je nepravděpodobné, že by někdo oklamal.
