Organizace souborů zlepšuje pracovní postup pro obchodní nebo osobní kancelář. Existuje mnoho systémů archivace, které splňují různé potřeby a preference. Standardní formáty filtrování spadají do jedné ze tří velkých kategorií: předmět, číselné a alfanumerické. Pracovníci úředníků používají alfanumerickou metodu, pokud musí soubory obsahovat slova i čísla.
Jak uspořádat soubory
Alfanumerické soubory budou mít štítek obsahující slova a čísla. Tato kombinace může obsahovat jméno a telefonní číslo nebo číslo klienta. Společnosti nebo jednotlivci s několika složkami souborů mohou uspořádat názvy. Velký počet souborů bude vyžadovat číselné uspořádání, jelikož pracovníci mají tendenci najít soubor pomocí číselného kódu.
Použití alfanumerického podání
Ujistěte se, že každé číslo kódu platí pouze pro jeden soubor. Uspořádejte soubory v číselném pořadí. Použijte pryžové pásky nebo dělící jednotky pro svazky souborů do desítek nebo stovek svazků v závislosti na celkovém počtu souborů, aby bylo možné konkrétní číslo snadno najít.
