Bez ohledu na typ podnikání, který provozujete, je váš systém účtování vašich zákazníků jedním z nejdůležitějších aspektů dosažení zisku. Bez efektivního systému výběru pohledávek budete mít obtížný čas přijímat platbu. Bez platby nemůže vaše firma běžet. Existuje několik potenciálních systémů, které můžete vyúčtovat zákazníkům; ten, který je pro vás vhodný, bude do značné míry záviset na typu podnikání, které provozujete.
Předplacené fakturace
Populární způsob fakturace pro služby založené na službách, jako jsou telekomunikační společnosti nebo poskytovatelé internetových služeb, je předplacená faktura. V tomto typu účtování zákazníci zaplatí předem za určenou částku služby: stanovenou dobu nebo jednotky. Platba je splatná a musí být přijata dříve, než mají zákazníci přístup ke své zakoupené službě. Jedná se o účinný fakturační systém, který zajišťuje, aby vaše pohledávky byly průběžně splaceny před poskytnutím služeb.
Fakturace předplacené služby
Fakturace po uplynutí doby platnosti je systém, v němž zákazník souhlasí s pozdější platbou za přijaté produkty nebo služby. Na konci stanoveného fakturačního období zašlete zákazníkovi fakturu s uvedením čísla účtu, služby nebo použitých produktů, dlužné částky a splatnosti platby. K udržení těchto informací je k dispozici software fakturace a účetnictví. Na těchto typech účtů může být obtížné shromáždit, pokud se jedná o zákazníky se špatným úvěrem nebo prostě odmítnete platbu. Pokud provádíte tento druh fakturace, zvážit nabídku slev pro rychlou platbu, ale buďte připraveni přenést zaměstnance, aby přímo kontaktovali zákazníky za nevyřízené účty. V extrémních případech může být nutné převést účet na sběrnou agenturu.
Úvěrové a debetní poznámky
Úvěrové a debetní připomínky nejsou vhodné jako jediný fakturační systém, ale jsou důležité v případě změn účtu nebo plateb nebo vzniklých chyb. Vydáváte dobropisy zákazníkům, kteří platili za služby nebo produkty, které nepoužívali nebo obdrželi, nebo pokud chyba ve vaší fakturace způsobila zákazníkovi, že zaplatí nadměrně. Debitové poznámky budou použity opačným způsobem; kdy zákazník používá více než jeho předplacené příspěvky nebo jestliže je jinak zpoplatněn za své služby. Debitové poznámky v podstatě požadují od zákazníka více peněz, zatímco kreditní poznámky nebo kredity se převádějí do vrácených peněz nebo kreditů služeb převedených do dalšího fakturačního cyklu.
Fakturace na základě objednávek
Fakturace na bázi objednávky lze přirovnat k předplacené fakturace produktů. Pokud je vaše firma dodavatelem nebo velkoobchodníkem, můžete se rozhodnout, že od zákazníků požadujete, aby uhradili v plné výši nebo částečně při zadání své objednávky. To přináší předchozí výhody předplacené fakturace. Můžete také požadovat pouze částečnou platbu předem a úplnou platbu k pozdějšímu datu. V tomto okamžiku budete muset zaslat zákazníkům fakturu požadující zbytek platby. Chcete-li použít tuto metodu, musíte mít přesné záznamy o tom, co zákazníci již zaplatili.
Fakturace na základě doručení
V tomto systému fakturace zašlete fakturu a nákupní objednávku s podrobnostmi o každé položce a množství zákazníkovi spolu s jejich dodáním. Můžete si vybrat při plnění požadovanou plnou platbu nebo zadat datum splatnosti platby na faktuře. V případě nesrovnalostí mezi objednávkou a fakturou nezapomeňte uvést informace o objednávce.
