Správní rada, stejně jako každá pracovní skupina, potřebuje čas a informace, aby absorbovala a zvážila nový nápad. Ať už jste vedoucím oddělení, dobrovolníkem, konzultantem nebo členem správní rady, při prezentaci nového nápadu platí některé základní pokyny. Poskytnutí stručné prezentace, předvídání možných otázek, poskytnutí dostatečných informací umožňujících rozhodování a rychlé reagování na obavy může znamenat rozdíl mezi přijetím a zamítnutím vašeho návrhu.
Uspořádejte informace co nejrychleji. To znamená poskytnout přehled nebo shrnutí v horní části vašich materiálů, což umožňuje členům správní rady pochopit nový nápad a tah vašeho prezentace v jediném krátkém čtení. Stručný obchodní plán zobrazený na webu Planware.org nabízí vzorové nadpisy hlavních témat, které mohou představovat souhrnný přehled (viz zdroje). Přizpůsobte je tak, abyste ilustrovali navrhovaný nápad a plán útoku. Přizpůsobte si celý obrys, aby odpovídal podrobnostem vašeho přístupu. S přehledem na jedné straně a dvoustranným obrysem jste členům představenstva poskytli úplný přehled problému, váš výzkum a navrhovaná řešení. Materiály, které následují, se mohou rozšířit o témata v pořadí vašeho shrnutí. To umožňuje čtenářům pochopit celý nápad v krátkém čtení a také pomůže uspořádat prezentaci tak, aby odpovídala době přidělené desce. Pokud jste dostali několik minut, přečtěte si přehled; s delším časem, přečtěte si obrys. Díky spoustě času jste připraveni detailněji řešit konkrétní problémy. To ukazuje jak vaši schopnost pracovat v součinnosti, tak i vaši úctu k jinému podnikání, které musí představenstvo provádět.
Prezentujte myšlenky v různých formách. Veřejný mluvčí trenéra Patricia Fripp poznamenává, že někteří lidé si pamatují, co slyší, ale většina lidí si pamatuje, co vidí. Pokud vaše myšlenka zahrnuje přerozdělování zdrojů, další zaměstnance nebo zlepšení tržního podílu, zvážíte stručnou prezentaci těchto informací pomocí grafů, grafů a diagramů. Software, jako je například aplikace Microsoft PowerPoint nebo paleta grafických programů uvedených na webu Pure-Mac, vám umožní prezentovat grafické informace v leštěné podobě (viz zdroje). Poskytněte podporu tisku grafiky, aby členové představenstva mohli později zobrazit grafy a grafy.
Předvídat a zodpovědět logické otázky v prezentačních materiálech. Poskytněte odhady nákladů, ukázkové plány školení nebo jiné údaje, které podpoří plánovaný úspěch vašeho nápadu. V této oblasti se předvídání otázek liší od obhajování vašeho nápadu před útokem. Vyhýbejte se obranným strategiím, jako například komentovat, že mnoho lidí si myslí, že tato myšlenka nebude fungovat, nebo klasifikovat logické otázky jako námitky.
Rychle reagujte na neočekávané otázky. Poděkovat dotázanému za jeho vhled a připustit, že nemáte všechna data nebo podrobnosti v této oblasti, může být doprovázena slibem, že budete mít odpovědi během týdne nebo v jiném logickém časovém rámci. Postupujte a splňte termín. Informujte všechny členy správních orgánů o odpovědích, ne jen o dotazníku. To ukazuje vaše reakce na obavy a vaši touhu efektivně komunikovat.
Připravte se na flexibilní reakci na návrhy. Určete oblasti, ve kterých může být váš nápad snadno změněn a oblasti, kde to bude obtížné.To vám dává krok vpřed při reakci na námitky nebo obavy.
Poskytněte dostatečné informace, které by umožnily rozhodování. Zejména s novými nápady budou členové představenstva chtít před provedením závazku přehodnotit informace svým vlastním tempem. Tento proces kontroly může vyvolat další otázky nebo obavy. Materiály musí nabídnout úplné vyjádření vašeho nápadu, aniž by byly tak ohromující, že brání rozhodovacímu procesu. Například čtenáři potřebují tři odhady nákladů, které jste obdrželi, společně se jmény možných dirigentů; ale v tomto okamžiku nejsou připraveni projít celou škálu otázek, které by výzkumy mohly obsahovat, nebo vaši podrobnou korespondenci s každým dirigentem. Krátký odstavec o jejich úspěchu a časovém rámci je přiměřený; podrobná historie každé společnosti se stává základním rozhodnutím o tom, zda provést průzkum.
Dokončete prezentaci tím, že poděkujete představenstvu za to, že jste uvažovali o svém nápadu bez ohledu na jeho počáteční reakci. S trochou štěstí se vrátíte s dalšími nápady a rád se srdečně uvítá.
