V dnešním světě můžete profesionálně komunikovat pomocí několika metod. Je důležité znát pravidla řádné obchodní korespondence pro dopisy, e-maily a pohlednice. Drobné chyby mohou znamenat rozdíl mezi zapůsobením na osobu, která obdrží vaši korespondenci a porušuje ji. Také je užitečné vědět, kdy bude dostačující e-mail oproti psanému dopisu nebo ručně psané poznámce.
Tradiční dopisy
Tisk tradičních písmen na hlavičkový papír pomocí těžšího nebo texturovaného skladu. Hlavičkový papír by měl obsahovat jméno, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu odesílatele. Není-li hlavičkový papír k dispozici nebo dopis je osobní, měl by se v levém horním rohu zobrazit správný název osoby nebo osob, které odeslali dopis. Například pokud vy a váš manžel posíláte stížnost k podnikání, uveďte následující:
Pan a paní John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Dále vyberte příjemce vaší korespondence a adresu na levém okraji. Jméno a adresa by měla být formální, včetně jeho titulů a označení.
Datum přijde dále ve formátu spelled, například: 23.června 2010. Do data začleňte řádek odkazující na předmět písmena pomocí formuláře "RE: (reference)."
Pozdrav je další a měl by odrážet váš vztah se stranou. Pokud jste na základě jména, pozdravte ji s "Drahou" a uveďte její křestní jméno. Pokud se dopis nachází v oddělení nebo neznámém příjemci, použijte "Vážení" nebo "Vážený pane nebo paní:" nebo dokonce "na koho se to může týkat".
Všechny obchodní dopisy by měly formálně uzavřít. Nejlepší volbou pro profesionální konec je jednoduše "upřímně" nebo "s pozdravem". Vyhněte se skřípavým zakončením.
Ručně psané poznámky
Ručně psaná poznámka je vhodná v mnoha obchodních situacích, jako jsou díků, blahopřání k úspěchům, jako jsou absolventy, narození v rodinách, propagace a soustrast.
Obálka by měla obsahovat formální jméno a adresu příjemce. Vaše návratová adresa by se měla objevit na zadní straně obálky, ačkoli to může jít v levém horním rohu fronty.
Karta by měla obsahovat známý pozdrav založený na vašem vztahu. Pokud používáte jméno, použijte křestní jméno. Pokud tomu tak není, zvolte úctyhodný pozdrav, který vyhovuje sentimentu.
Udržujte tělo poznámky krátké a zapíšete nebo tiskněte úhledně v modrém nebo černém inkoustu. Pokud nemáte slušný rukopis, najděte někoho, kdo to dělá.
Dostat se k věci. Pokud děkujete, zvolte frázi nebo dvě, která připomíná příjemci, za kterou jí děkujete, ale nebuďte příliš podrobně. Pokud blahopřejete někoho, uveďte, proč a pokud je to vhodné, jak jste obdrželi informace. Pokud by se klient angažoval v novinách, například klip oznámení a zahrnout jej s kartou nebo odkaz v poznámce.
Ukončete poznámku "upřímně". Podpiste dopisem svým oficiálním jménem a názvem, pokud jste s příjemcem méně obeznámeni. Pokud jste známější, vaše jméno je vhodné.
E-mailem
E-mail představuje nový předmět debaty o způsobech podnikové komunikace. Prvním pravidlem je vědět, že váš příjemce přijímá nebo preferuje e-mailovou korespondenci.
Představte si slušný e-mailový profil. Vaše adresa a předmětová čára by měly být identifikovatelné a měly by odrážet váš obchodní nebo profesní status. Například pokud posíláte e-mail klientům, měl by být "[email protected]" namísto "[email protected]".
Není třeba mít vnitřní adresu jako u tradičních dopisů, takže začínáte pozdravem, který by měl odrážet váš vztah s příjemcem a být co možná nejformálnější. Obvyklým obchodním e-mailem faux pas je nedostatek jednoduchého pozdravu, který informuje příjemce, že e-mail je určen pro něj.
Nepoužívejte e-mail k vyřešení obchodního problému, který by měl být řešen osobně. Vyhněte se konfrontacím s e-maily a nezapomeňte, že e-maily žijí navždy na pevných discích a serverech a mohou být použity u soudu.
Vyhněte se drobným obchodním e-mailům. Pokud musíte zahrnout mnoho podrobností, vytvořte pro ně dokument a připojte jej namísto jeho vložení do těla e-mailu.
Vyhněte se emotikonům, počítačovému slangu, vykřičníkům nebo otazníkům vícekrát a uzamkněte uzávěry. Pokud máte pochybnosti o obsahu nebo formátu, zkuste tisknout na hlavičkový papír a zhodnotit jeho profesionalitu. Pokud se na papíře nezdá profesionální, není v e-mailu profesionální.
Udělejte závěrečnou práci s "Děkuji vám" nebo "Upřímně". Vaše obchodní a kontaktní informace by měly být uloženy v e-mailovém podpisu. Je přijatelný naskenovaný nebo jinak elektronicky formátovaný podpis. Pokud obvykle používáte nabídku, tagline nebo jiné informace, zvažte, jak je to vhodné pro obchodní situace.
