Účetní operace prošly v poslední době obrovskými změnami v důsledku růstu účetních technologií. Technologie účtování umožňuje účetním spravovat účty a provádět účetní operace s použitím počítačových softwarových aplikací. Tyto softwarové aplikace jsou obecně známé jako účetní software nebo software pro správu financí, které jsou užitečné při sledování transakcí, kategorizaci příjmů a výdajů, výpočtu daní, zpoplatnění plateb, vytváření finančních zpráv a analýz investic.
Typy účetního softwaru
K dispozici jsou dva typy účetních programů, a to jednosložkové systémy a systémy s dvojitým vstupem. Jednoduché účetní programy určené k automatizaci úkolů, jako je vedení záznamů a kontrola psaní, představují jednorázové systémy nebo personální finanční manažeři. Systémy s dvojitým vstupem podporují funkce, jako jsou finanční knihy, pohledávky a splatné účty. Některá pokročilá podniková řešení disponují víceúčelovými funkcemi a podpůrnými funkcemi pro výplatní listinu, fakturu, inventář, analýzu prodeje, výrobu a marketing.
Automatizace
Automatizace účetních procesů je nejdůležitějším přínosem účetního softwaru. S automatizací se vytváření jednoduchých účetních dokumentů, jako jsou faktury, šeky a výpisy z účtu. Potřebné finanční zprávy lze generovat včas. Finanční údaje jsou automaticky zaúčtovány do příslušných finančních účetních knih nebo účtů, což zabraňuje manuálním chybám a zajišťuje soudržnost a integritu. Zaměstnanci jsou schopni automatizovat rutinní a opakované ruční úlohy pomocí účetního softwaru. Schopnost uchovávat data účetního softwaru umožňuje rychlé sdílení informací a lepší komunikaci mezi zaměstnanci. Sofistikované účetní softwarové aplikace se zabývají složitými problémy, jako jsou transakce v cizích měnách, řízení dodavatelského řetězce a řízení logistiky.
Zvýšená efektivita řízení
Účtovací softwarové aplikace udržují pracovní sílu více zaměřenou a efektivnější. Rychlejší a efektivnější zpracování finančních zpráv zjednodušuje proces rozhodování v oblasti řízení. Zaměstnanci jsou schopni automatizovat těžkopádné účetní procesy náročné na pracovní sílu a soustředit se na další důležité a strategické aktivity. Pokročilý účetní software s vestavěným mechanismem zajišťuje přísné postupy řízení rizika a souladu s normami. Komplexní obchodní výsledky a zprávy o prodeji pomáhají vedení při rozhodování o strategii generování příjmů.
Nevýhody
Veškerý účetní software vyžaduje zadání údajů ručně. Pokud nejsou údaje prozkoumány s ohledem na přesnost a úplnost, sestavy generované účetním softwarem povedou k nesprávné koncepci. Mnoho účtovacího softwaru musí být přizpůsobeno tak, aby odpovídalo obchodním požadavkům. Je nutné, aby vedení vedlo pracovníky k tomu, aby speciálně získaly přístup k účetnímu softwaru a používaly je, což znamená obrovské náklady a čas. Pokud se mění daňové sazby a pravidla, účetní software používaný k výpočtu daní musí být přepisován tak, aby se předešlo chybám. Výpadek napájení, počítačové viry a hackeři mohou mít vliv na počítačové systémy, pokud nejsou zavedena náležitá bezpečnostní a bezpečnostní opatření.
