Když je stavební projekt vypsán, jeho vlastník hledá odpovědného a kvalifikovaného dodavatele, který bude pracovat za rozumnou cenu. Nabídkové řízení zajišťuje, že potenciální uchazeči pracují ze stejných informací, což vede ke srovnání nejen cen, ale důkladnosti nabídky.
Šance na úspěšný výsledek projektu výrazně vzrostou, když si majitel připraví kompletní, věcné informace pro uchazeče. Tyto informace se nazývají balíček nabídek nebo nabízené dokumenty. Tyto dokumenty obsahují plány projektu, specifikace, seznamy množství, informace o plánu a údaje o jakémkoli konkrétním zařízení nebo produktech, které mají být použity. K dispozici jsou také relevantní informace o podmínkách místa. Kopie smlouvy, která má být podepsána, je často součástí balíčku, což umožňuje firmám nabízet čas, aby je mohli také přezkoumat. Dokumenty nabídky, shromážděné, se obvykle stávají součástí smlouvy o úspěšném uchazeči. Množství nabídek a jednotkové ceny určují, kolik peněz je zaplaceno v průběhu plateb během životnosti projektu.
Veřejné nabídky nebo nabídky s agenturou nebo vládním vlastníkem se řídí odlišnými pravidly než soukromými nabídkami. Musí být předem inzerovány a umožňují kvalifikovaným dodavatelům nabízet, pokud se rozhodnou. Soukromí vlastníci se mohou rozhodnout omezit proces na dodavatele, které si zvolili jako uchazeči.
Když uchazeči obdrží balíčky nabídek, zesílí své tužky nebo spustí svůj odhadovací software a určí materiálové náklady a dostupnost, práci a vybavení, které budou potřebné, pořadí práce a požadavky na plánování. Někdy vzniknou problémy, které považují za projekt. Příkladem by bylo zjištění, že důležitá součást má dlouhou dobu dodání, která bude v rozporu s vlastním plánem stavby. Další typická záležitost nastane, když množství dodané vlastníkem neodpovídá množstvím, které je odhadl. Otázky jsou řešeny tím, že od majitele požadujete vysvětlení. Odpovědný majitel zodpoví tyto otázky a sdílí nové nebo aktualizované informace se všemi uchazeči.
Návštěvy na pracovištích jsou často uspořádány tak, aby umožňovaly dodavatelům určit potenciální problémy, které mohou být nákladné, jako jsou otázky přístupu nebo konflikty s existujícími strukturami nebo vylepšeními.
Po přijetí termínu nabídkového řízení mohou veřejné instituce veřejné zakázky veřejně nabízet. Některé agentury povolují, aby nabídka byla udělena nejnižšímu reagujícímu uchazeči. To je někdy problematické v tom smyslu, že nízký uchazeč mohl učinit chybu nebo jinak nesprávně vypočítal skutečnou cenu projektu, což může vést ke zkrácení rohů nebo nedostatečné práci během výstavby. Soukromí vlastníci obvykle nemají přístup k veřejným nabídkám. Mají velkou diskreční pravomoc k tomu, aby použili jiné kritéria než cena pro výběr dodavatele. Jeden z dodavatelů může mít vyšší cenu, ale může určit, že plánovací efektivita může být například rychlejší.
Bez ohledu na to, jaký proces je dodržován, veřejný nebo soukromý, jsou nabídky vyhodnoceny jako úplné. Dodavatel, který vyloučil část práce, může být například považován za "nereagující" a tato nabídka může být zamítnuta. Informace, které byly vyžádány, ale které nebyly poskytnuty, třeba pokud jde o pojištění nebo seznam předchozích projektů, mohou také být důvodem pro zamítnutí nabídky. Dodavatelé musí věnovat maximální pozornost tomu, aby zahrnovali všechny požadované dokumenty.
Na konci řádně provedeného výběrového řízení nabízejí majitelům projektů objektivní kritéria od jablka k jablkům, aby si vybrali nejlepšího dodavatele díla.
