E-mail je nezbytnou součástí mnoha pracovních míst a podniků. Komunikační e-mailové komunikace vytvářejí dojem téměř stejně důležitý jako osobní komunikace a mohou trvat déle. Obchodní e-mail by měl vždy odrážet profesionalitu a mít obchodní účel. Je snadné spadat do špatných e-mailových návyků, takže neustálé povědomí a ostražitost ohledně e-mailu jsou nezbytné a nezbytné pro profesionální obchodní image.
Pole předmětu
Předmět pole je stejně důležité jako tělo e-mailu. Je to profesionální zaměření na vaši e-mailovou zprávu a potřebuje slova, která to odrážejí. Použijte správnou gramatiku v poli předmětu bez pravopisných chyb a použijte vhodné písmena a velká písmena. Oznámte účel vašeho e-mailu krátkou a stručnou frází. "O projektu Winfield", "Obraťte se na vás o vašem účtu", "Otázky týkající se času a docházkového softwaru" jsou příklady podnikových řádků pro e-mailové zprávy. Nikdy nepoužívejte slang, špatný jazyk ani příležitostné fráze jako "Ahoj", "Jak to jde?" Nebo "Otázka".
Pozdravy a odhlášení
Použijte profesionální pozdravy a přihlášení k udržení vaší elektronické komunikace v souladu s profesionálním obrazem firmy, který chcete předávat prostřednictvím e-mailu. Dokonce i když posíláte e-mailem dlouhý, známý obchodní kontakt, s nímž máte častou korespondenci, udržujte své pozdravy a odhlášení profesionální a zdvořilý. Pro nové a neznámé kontakty použijte "Pozdrav Mr. Smith" a "Pozdravy" pro pozdrav a odhlášení. Pro známé kontakty, "Drahý Amy" a "Oceňuji to!" Jsou neformální, přesto stále profesionální.
Formátování, přílohy a podpisové soubory
Formátování firemních e-mailů je zbytečné a může způsobit, že se e-mail dostane do spamových filtrů. Použijte přílohy opatrně a pouze s předchozí znalostí a souhlasem příjemce, zejména s velkými přílohami. Podpisové soubory by měly být co nejkratší.
Jazyk a tón
Jazyk a tón e-mailové komunikace by měly být stejně profesionální jako ostatní písemná sdělení. Použijte zdvořilost, dobrou gramatiku, pravopis, slovní zásobu a interpunkci. Používejte běžný obchodní jazyk, žádný slang, vulgární nebo příležitostné fráze. Je důležité, abyste v e-mailu použili promyšlený a přátelský tón. Nepřipojujte e-maily, když jsou rozzlobeni, rozrušeni nebo frustrovaní. V tónu se objevuje i v případě, že to není náhodné. Vezměte co nejvíce péče v e-mailových formulářích, jako u telefonních a osobních rozhovorů s obchodními partnery.
Emailové zprávy
Nezapisujte tři odstavce, když stačí pár vět. Nepoužívejte e-maily, které byste mohli hněvat nebo zlost, nebo kdokoliv disciplínu. Neposílejte emaily ve spěchu - věnujte pozornost přečtení, ověření pravopisu a ověření adresy příjemce před odesláním. Nepoužívejte abstraktní kopie a nevidomé kopie na e-maily. Nepoužívejte e-maily v práci pro jiné účely.
