Několik situací může vyžadovat, abyste napsali certifikační list, například ověření pracovního poměru pracovníka nebo dokončení kurzu studenta. Certifikační dopisy jsou v zásadě potvrzující dopisy a v ideálním případě by měly být přímé a stručné. Pokud musíte pro jakýkoli účel učinit certifikační dopis, použijte standardní formát obchodního dopisu a je co nejpřesnější. Protože tento typ dopisu může být použit jako oficiální záznam, je důležité, aby informace byly jasné a jazyk jasný.
Zadejte písmeno na papírnictví s odbornou hlavičkou. Pokud ho nemáte, vytvořte hlavičku v horní části dokumentu, která obsahuje vaše jméno, adresu, telefonní číslo a profesionální e-mailovou adresu.
Dvojité místo a zadejte aktuální datum. Dvojité místo znovu zadejte jméno příjemce a jeho pracovní místo, název firmy a adresu společnosti.
Otevřete s formálním pozdravem a adresujte příjemce podle jména s příslušnou předponou. Například "Vážený pane Jonese."
Zadejte řádek předmětu a krátký nadpis označující, s jakým písmenem odkazujete. Například: "Předmět: Certifikát o zaměstnání pro Mary Charleston."
Zadejte úvodní odstavec a vysvětlete přesně to, co certifikujete. Pokud se jedná o jména osob nebo firem a termínů, uveďte je zde. Například: "Tímto potvrzujeme, že Mary Charlestonová byla zaměstnána Roberts Bank od 3. listopadu 2008 do 4. března 2010."
Zadejte druhý odstavec a vysvětlete, na jakou autoritu píšete písmeno; jinými slovy, proč jste vy osobně vyzváni k potvrzení žádosti. V předchozím příkladu může být odesílatelem šéf paní Charlestonové u Roberts Bank.
Děkujeme příjemci za jeho čas a končí formálním uzavřením, například "upřímně". Dvojité místo dvakrát a zadejte své jméno. Vytiskněte dopis a podepsat své jméno nad napsaným jménem.
