Počáteční komunikace mezi potenciálním klientem a advokátní kanceláří je zpravidla po telefonu, kterou zpracovává recepční. V důsledku toho je důležité, aby byl recepční firmy vždycky profesionální a zdvořilý. Zachování profesionality může být někdy výzvou, zejména pro recepční, kteří denně reagují na vysoký objem hovorů. Existují však určité principy, které byste měli vždy dodržovat, když odpovíte na volání v advokátní kanceláři.
Počáteční příjem hovoru
Vezměte si každý hovor tím, že oznámíte jméno advokátní kanceláře, identifikujete se podle jména a budete se ptát, jak můžete pomoci volajícímu. Například "Dobré ráno, to je právnická kancelář X a Y, Jane mluvení, s kým mluvím?" Jakmile identifikujete volajícího podle jména, zeptejte se "Jak vám mohu dnes pomoct paní Z" a vyhledejte jméno volajícího během zbývající části konverzace. Během každého hovoru může být užitečné upozornění, zejména pokud jde o jména. Udržujte pozitivní tón během rozhovoru, buďte trpěliví a nikdy neztrácejte temperament. Vyhněte se použití žargonu, slangu nebo slov bez slov jako "uh huh" a "um".
Určení potřeb volajícího
Je velmi důležité, abyste pozorně naslouchali volajícímu, identifikovali její potřeby a poskytli jí požadované informace jasným a stručným způsobem. Každý volající hledá pomoc při získávání potřebných informací nebo nalezení správné osoby, se kterou mluví.
Cestovatel volají na příslušnou osobu ve firmě
Pokud volající požaduje informace nejlépe poskytnuté advokátem, informuje volajícího, že potřebuje mluvit s někým jiným a požádat ho, aby se uchýlil k převodu. Obraťte se na právníka, kterému hodláte přenést hovor, oznámit volajícího podle jména, zveřejnit účel hovoru a přenést hovor, pokud je k dispozici advokát. Žádný volající by neměl být ponechán po dobu delší než 45 sekund. Po 45 sekundách požádejte volajícího, zda chce pokračovat v jeho držení, chtěl by být zavolán, když je k dispozici advokát, nebo by chtěl později zavolat.
Ukončit hovor
Před ukončením každého hovoru se zeptejte, zda můžete před ukončením hovoru získat další pomoc. Děkujeme volajícímu, že se o advokátní kanceláři zabývá. Zřídkakdy je možné, aby právní recepční přesvědčil potenciálního klienta k pronájmu advokátní kanceláře, ale je velmi snadné, aby recepční ztratil klienta za advokátní kancelář tím, že je neprofesionální, nepřátelský nebo nepoctivý.
