Účtování je definováno jako vykazování, zaznamenávání a analýza finančních údajů podniku. Počítačový účetní systém zahrnuje program nebo softwarový balíček, který nahrazuje ruční systém nebo účetní, při záznamu a zpracování finančních transakcí. Umožňuje manažerům a ostatním koncovým uživatelům analyzovat finanční zdraví podniku a podniknout nezbytné kroky s ohledem na tyto informace. Počítačové účetní systémy jsou navrženy tak, aby byly plně přizpůsobitelné, ale primární komponenty zůstávají stejné u různých typů systémů.
Software
Software je jádrem počítačového účetního systému. Softwarová součást obsahuje moduly nebo menší, samostatné programy. Každý jednotlivý modul provádí jinou funkci. Moduly mohou obsahovat moduly pro výrobu, zákazníky, hlavní účetní knihy, lidské zdroje, správu aktiv, finanční řízení nebo nákupní a inventarizační moduly. Všechny moduly se vzájemně propojují pro sdílení dat. Typický účetní proces integruje všechny moduly počítačového účetního systému, přičemž každý z nich uchovává údaje o konkrétních činnostech a subjektech.
Hardware
Hardware odkazuje na fyzické součásti systému. Podle knihy "Zásady účetnictví" se všechna fyzická zařízení spojená s počítačovým účetním systémem označují jako hardware. Počítačové účetní systémy jsou instalovány na počítačích s kapacitou pro spouštění systémů. Velké účetní systémy se skládají z mnoha modulů a běžně vyžadují počítače s rychlými procesory a velkou kapacitou pro ukládání dat. Jiné hardwarové součásti, které jsou základem počítačového účetního systému, zahrnují zařízení pro tisk a skenování, stejně jako další periferní zařízení, jako jsou myš, klávesnice a externí zařízení pro ukládání dat.
Personál
Zatímco počítačové systémy účetnictví jsou navrženy tak, aby fungovaly nezávisle na ručním zásahu, obvykle vyžadují určitý prvek dohledu. Od hospodářských subjektů se vyžaduje, aby krmili finančními údaji, které pak zpracovává počítačový systém. Podle knihy "Audit podvodů a forenzní účetnictví" mají další klíčoví pracovníci v počítačovém účetním systému kvalifikovanou kontrolu změn, správce databází, bezpečnostní personál a management. Společně tyto prvky zajišťují bezproblémové fungování počítačového systému a poskytují možnosti odstraňování potíží v případě potřeby.
