Formální dopisy jsou součástí téměř každé profese, ať se jedná o pole. Oznámení, dotazy a pozvánky: přicházejí ve všech tvarech a velikostech, ale téměř všechny se řídí stejným formátem. Počátky profesionálních dopisů jsou důležité, protože nastavují tón pro čtenáře. Pokud váš dopis zní neosobní nebo neprofesionální, čtenář by mohl zpochybnit legitimitu vašeho podnikání nebo vaši schopnost vypořádat se s informacemi týkajícími se práce v rámci tohoto dopisu. V zájmu vašeho čtenáře by profesionální dopisy měly být zdvořilé, stručné a informativní.
Napište svou adresu v horní části dopisu. Použijte obchodní adresu, město a PSČ. Adresa vám řekne čtenáři, odkud dopis pochází a odkud mohou posílat vlastní korespondence.
Napište datum, kdy byl dopis napsán pod jedním řádkem pod vaší adresou. Napište měsíc, datum a rok (24. prosince 1997). Datum bude informovat čtenáře o tom, kdy byl dopis napsán.
Napište adresu svého čtenáře pod řádek. Začněte s jejich jménem (obvykle je vhodné přidat osobní titul jako Dr. nebo paní) a v níže uvedených řádcích přidat svou adresu, město a PSČ. Pokud posíláte dopis do obálky, tato část informuje poštovní úřad, kde má být dopis zaslán.
Začněte pozdravem několika řádků pod adresou čtenáře. Začněte s "Drahou …" a přidejte celé jméno. Použijte osobní titul k prokázání respektu k příjemci dopisu. Přidat jméno za dvojtečkou (Vážený pan John Smith:)
Tipy
-
Použijte fonty, které vypadají profesionálně, například Arial nebo Times New Roman. Dvojité místo a použijte písmo ve formátu 12 bodů.
Použijte hlavičkový papír pro všechny korespondence, které budou obsahovat vaše jméno a adresu.
