Dobrá komunikace s dodavateli vaší společnosti je nezbytná pro udržení hladkého fungování dodavatelského řetězce. Po přemístění vaší firmy se chcete ujistit, že jsou všichni vaši dodavatelé informováni a máte čas na aktualizaci informací o kontaktech a přepravě. Schéma změny adresy není obtížné připravit, ale musíte udělat trochu plánování. Vyhněte se tomuto úkolu až do poslední minuty.
Kompilace komplexního mailing listu dodavatelů vaší společnosti. Začněte vytvářet seznam nejméně šest týdnů před datem účinnosti přemístění firmy, abyste mohli předčasně zasílat dopisy se změnou adresy. Možná budete muset v některých případech poslat více než jeden dopis. Například prodejce může mít oddělení objednávání a přepravy, které je odděleno od fakturačních úřadů. Budete muset oba upozornit.
Zadejte informace o změně adresy pouze v textu dopisu dodavatelům. Použijte hlavičkový papír své firmy nebo vložte svou aktuální adresu a kontaktní informace do pozdravu nebo zavření dopisu podle obvyklého formátu obchodního dopisu.
Řekněte prodejcům, že se vaše firma přesouvá do prvního odstavce dopisu a uveďte datum změny. Vlastní přesun může trvat několik dní, proto uveďte přesné datum, kdy musí být odeslána korespondence a zásilky na novou adresu. Vysvětlete, proč se společnost pohybuje. Například sdělující dodavatelům společnost expanduje a potřebuje větší zařízení, dovoluje jim vědět, co se děje způsobem, který vytváří příznivý dojem. Pokud bude doba, po kterou jsou operace vypnuty, uveďte data, kdy bude podnik uzavřen.
Do druhého odstavce vložte novou adresu firmy. Je-li poštovní adresa odlišná od adresy, uveďte ji také. Zadejte další kontaktní informace, které se mění, například telefonní čísla. Pošlete dopis o změně adresy nejméně tři týdny před přesunem, aby dodavatelé měli čas aktualizovat své záznamy. Nakonec poskytněte telefonní číslo nebo e-mailovou adresu pro dodavatele, aby v případě potřeby položili otázky.
Tipy
-
Sledujte svůj dopis e-mailem s žádostí o potvrzení, že dopis o změně adresy byl přijat a připomenutí dodavatelům nadcházejícího přemístění. Možná budete chtít zveřejnit změnu adresy také na svých webových stránkách a stránkách sociálních médií. Poskytněte webové adresy těchto stránek v dopise a v e-mailu.
