Účetnictví je zaznamenávání, analýza a hlášení událostí, které jsou významné pro společnost. Účty obsahují záznamy o změnách majetku, závazků, vlastního kapitálu, výnosů a výdajích. Obvyklá posloupnost kroků v procesu nahrávání zahrnuje analýzu, přípravu deníkových záznamů a zveřejnění těchto záznamů do hlavní knihy. Následné účetní postupy zahrnují přípravu zkušební bilance a sestavování účetní závěrky.
Základy: Debuty a úvěry
Debaty a kredity jsou základními účetními nástroji pro změnu účtů. Debentury zvyšují účty aktiv a nákladů a snižují účty pasiv, vlastního kapitálu a výnosů. Úvěry zvyšují účty závazků, vlastního kapitálu a výnosů a snižují účty aktiv a nákladů. Debuty a kredity jsou na levé a pravé straně T-účtu, který je nejzákladnější formou reprezentace účtu.
Analýza
Prvním krokem v procesu nahrávání je analýza transakce, určení účtů a jejich zápis do příslušných účtů. Analýza zahrnuje přezkoumání papírového nebo elektronického záznamu transakce, jako je faktura, potvrzení o prodeji nebo elektronický převod. Mezi běžné transakce patří prodej produktů, poskytování služeb, nákup zboží, placení platů, nákupní reklama a zaznamenávání úrokových plateb. V účetnictví na základě časového rozlišení musí společnosti zaznamenávat transakce ve stejném období, v jakém se vyskytují, bez ohledu na to, zda se hotovost mění nebo ne. Výnosové a nákladové transakce ovlivňují příslušné účty výkazu zisku a ztráty, stejně jako rozvahové účty. Některé transakce mohou ovlivnit pouze rozvahové účty.
Účetní zápisy
Záznamy v deníku jsou druhým krokem v procesu nahrávání. Časopis je chronologický záznam transakcí. Položka se skládá z data transakce, debetních a úvěrových částek pro příslušné účty a krátké poznámky vysvětlující transakci. Položky deníku pro peněžní prodejní transakci jsou například kredity (zvýšení) prodeje a inkaso (zvýšení) hotovosti. Položky deníku zveřejňují všechny efekty transakce na jednom místě. Jsou také užitečné při zjišťování a opravování chyb, protože částky na inkasu a úvěru musí na konci období zůstat vyrovnané.
Odeslání do knihy
Třetím a posledním krokem v procesu nahrávání je zveřejnění záznamů v denících do hlavní knihy, která obsahuje souhrnné záznamy o všech účtech. Každý záznam má pole pro datum transakce, komentáře, debety, kredity a nevyrovnaný zůstatek. V dřívějším příkladu transakce prodeje zahrnuje zaúčtování zadání kreditní částky pro prodejní účet, debetní částku pro hotovostní účet a aktualizaci příslušných zůstatků. Hlavní kniha může být ve formě pojiva, indexových karet nebo softwarových aplikací.
