Všechny finanční transakce pro kteroukoli organizaci jsou eventuálně zaúčtovány do hlavní knihy tak či onak. Když je počítačový program používán k účtování, většina finančních údajů je zaúčtována do účtů splatných pod hlavičkou nebo pohledávek, které se automaticky zaúčtují do hlavní knihy. Některé záznamy však musí být zveřejněny přímo do hlavní knihy. Transakce, které jsou často účtovány přímo do hlavní knihy, jsou kapitálové výdaje, časové rozlišení, kumulace odpisů, úpravy, které budou zrušeny v příštím účetním období, a další úpravy účtu, které nelze provést prostřednictvím dílčí knihy. Při účtování do hlavní knihy je třeba dbát na to, aby byla přesná, protože opravy chyb s několika zápisy do hlavních knih vedou k chaotickým účetním záznamům. Vedle toho však není zasílání do hlavní knihy komplikované.
Sestavte všechny dokumenty týkající se záznamů, které je třeba zaúčtovat do hlavní knihy. Ty mohou zahrnovat kupní smlouvy, smlouvy o pronájmu nebo půjčky, plány odpisování a plány odpisování.
Připravte si na počítači nebo na papíře tabulku, v níž uvedete jednotlivé položky hlavní knihy, které je třeba zveřejnit. Zahrňte úplný popis záznamu hlavní knihy, přesný účet, který má být odepsán, a částku a poté odpovídající účet, který má být připsán, a částku. Uchovávejte částky v debetním sloupci vlevo a kredity ve sloupci napravo.
Celkové inkaso a kredity za všechny položky hlavní knihy a ujistěte se, že vaše součty inkasa a kreditu jsou stejné. Pokud jste v počítači připravili tabulku, vytiskněte ji jako referenci při zadávání údajů do modulu hlavní knihy.
Vstupte do modulu hlavní knihy v účetním programu v počítači. Ověřte, zda je datum vaší hlavní knihy nastaveno na období, ve kterém chcete odeslat své příspěvky. To je důležité, protože záznamy jsou často zaúčtovány do hlavní knihy po uplynutí období. Například, zatímco aktuální měsíc může být skutečně únor, můžete zaúčtovat záznamy hlavních knih za leden, takže v tomto případě se ujistěte, že datum hlavní knihy je nastaveno na leden.
Zadejte své záznamy hlavní knihy do modulu hlavní knihy podle vašeho uživatelského manuálu k účetnímu softwaru.
Vytiskněte zprávu o nezveřejněných položkách hlavní knihy. Korektujte záznamy v hlavní knize a zkontrolujte tabulku (a pokud je to nutné, přidávejte kazety), které jste již připravili. Proveďte veškeré potřebné úpravy záznamů hlavní knihy. Nepřidávejte do hlavní knihy dosud.
Proveďte zálohu počítačových dat v hlavních knihách. Zřetelně si ujistěte zálohování dat hlavní knihy a uložte je na bezpečném místě.
Zadejte položky hlavní knihy podle vašeho uživatelského manuálu pro účtovací software. Vytiskněte úplný záznam o položkách, které jste zveřejnili do hlavní knihy. Uchovávejte je ve vhodných souborech nebo knihách knih jako součást vašich stálých účetních záznamů.
Tipy
-
Vždy důkladně dokumentujte všechny příspěvky, které zaúčtujete do hlavní knihy, protože si nikdy nemusíte být jisti, že budete později vysvětlovat položky hlavní knihy. Uložte dokumentaci bezpečně jako součást vašich trvalých účetních záznamů. Pokud nepoužíváte počítač, nýbrž pouze účtování na papíře, ručně zaznamenávejte nebo zaúčtujte položky hlavní knihy přesně ve svých knihách ve všeobecně přijatém účetním formátu a ujistěte se, že aktualizujete zůstatky všech účtů. Vždy důkladně dokumentujte záznamy v hlavní knize a uložte své účetní záznamy na velmi bezpečném místě.
