Obchodní dopisy se používají pro formální komunikaci ve firmách a organizacích. Na rozdíl od příležitostné korespondence psané blízkým známým a příbuzným, obchodní dopisy jsou určeny k poskytnutí informací stručně a profesionálně příjemci. Typická obchodní korespondence zahrnuje úvod, orgán a závěr. Rozdíly mezi formáty dvou písmen lze nalézt také v interpunkci, délce, tónu a stylu psaní. Obchodní dopisy navíc obvykle vyžadují výzvu k akci nebo odpověď po přijetí dopisu.
Položky, které budete potřebovat
-
Software pro zpracování slov
-
Hlavičkový papír společnosti
Začněte se základním firemním nebo formálním hlavičkou. Ujistěte se, že adresa je uvedena nahoře spolu s údaji kontaktu a logem společnosti, je-li to možné.
Napiš datum. Adresu příjemce umístěte dva řádky pod datum, nad pozvánku. Zahrnout jméno, formální název, název společnosti a adresu kanceláře.
Zadejte pozdrav dva řádky pod adresou příjemce. Adresujte příjemce pomocí "Drahý", za kterým následuje jméno a příjmení jednotlivce. Nezapomeňte do názvu přidat starší čárku než čárku. Pokud nepoznáte jméno nebo pohlaví příjemce, použijte "Na koho se to může týkat" nebo "Vážený pane / paní".
Za pozvánku zahájíte úvodní odstavec. Mluvte o tom, proč píšete obchodní dopis a co byste chtěli požádat od příjemce. Uveďte svou pozici, pokud předložíte argument. Referenční události, schůzky nebo osoby, které jsou pro čtenáře známé nebo relevantní.
Vypracujte na účel nebo hlavní téma vašeho dopisu v těle. Uveďte příklady, které podporují váš argument, žádost nebo návrh. Uveďte podrobnosti o funkcích a výhodách produktů, stejně jako o osvědčeních zákazníků, pokud je prodáváte zákazníkovi nebo vyhlídce.
Sledujte tělo svým závěrem. Zopakujte svůj původní požadavek nebo pozici. Děkujeme čtenáři za její čas a pozornost a řekněte jí, jak se s vámi může obrátit na další otázky nebo informace.
Ukončete dvěma řádky dolů od poslední věty těla. Přidělejte čtyři místa pro podpis a tištěný název.
Tipy
-
I když je volitelný, můžete si na úvod zmínit účel dopisu tím, že před zasláním zahrnul předmětovou čáru. Je také obvyklé přidávat linku pozornosti, která jasně označuje zamýšleného příjemce.
Napište krátké a krátké věty. Mějte na paměti, že čtenáři mohou spíše než přečíst každé slovo ve vašem dopise. Tučný text, který pro čtenáře považujete za důležitý. U dopisů delších než jedna stránka zvažte seskupení odstavců pod nadpisy nebo uspořádání obsahu pomocí odrážky a čísel.
