Peníze jsou životní energií jakékoli společnosti a je těžké být úspěšné, aniž byste si udrželi dobrou kontrolu nad tím, jak vaše příjmy plynou. Součástí tohoto procesu je generování dostatečných výnosů, aby bylo dosaženo zisku a udržení přísné kontroly nad vašimi náklady. Na ještě zásadnější úrovni to znamená kontrolu toho, kdo má přístup k bankovním účtům společnosti a za jakých podmínek.
Tipy
-
Držitel účtu je osoba, která přijímá právní odpovědnost za zpracování účtu.
Majitel účtu v Sole Proprietorship
Pokud pracujete jako výhradní vlastník, spravování bankovního účtu je jednoduché. Budete držitelem účtu, stejně jako v případě, že by byl váš osobní účet. Nastavíte to stejným způsobem s vaším osobním označením a číslem sociálního zabezpečení.
Budete také poskytovat dvě další informace týkající se konkrétního podniku: vaše identifikační číslo zaměstnance od IRS - potřebujete, pokud máte zaměstnance nebo máte v úmyslu je mít - a případně fiktivní jméno, pod kterým podnikáte. Vaše jméno je na účtu, takže jste držitelem účtu podle právní definice.
Uchovávejte je odděleně
Pokud se vaše podnikání skládá pouze z vás, můžete být pokoušeni vynechat celý proces nastavení samostatného účtu pro firmu a stačí použít jeden z vašich osobních účtů pro oba účely. Není to tak vy nemůže to nebo ono jiné lidi ne dělej to, ale je to opravdu špatný nápad.
Vy i váš účetní vám bude těžké oddělit vaše podnikání a osobní transakce a pro vás bude na konci roku a v daňovém období hodně práce navíc. Není to trvale udržitelné, pokud plánujete růst vašeho podnikání, takže je chytřejší dělat věci správně od začátku.
Dávám někoho jinému přístup
Ve většině podniků přijde čas, kdy budete příliš zaneprázdněni dělat všechno sami. V tomto okamžiku budete muset někomu jinému umožnit přístup k bankovním účtům, aby se s nimi mohli vypořádat s nejméně běžnými transakcemi a platbami za vás. Tito lidé nebudou jako majitelé účtů takový jako vy, ale přenecháte jim jistý stupeň pravomoci k banku ve vašem zastoupení.
Ve větších společnostech mohou být lidé, které si vyberete, manažery nebo klíčové členy vašeho účetního týmu. V malé společnosti by to mohlo být tak jednoduché, jako to, že dáte jedinému podpisujícímu orgánu. Vaše banka zaznamená své osobní identifikační čísla a čísla sociálního pojištění, jako by byli držiteli účtů.
Držitelé účtů v partnerstvích
Nastavení bankovních účtů v partnerství je poměrně podobný proces. Každý partner poskytuje osobní identifikaci, identifikační číslo zaměstnance společnosti a fiktivní jméno. V takovém případě budete muset také poskytnout kopii smlouvy o partnerství a osvědčení o registraci, pokud jde o komanditní společnost.
Každý partner s více než 25% podílem vlastnictví a významný správce, který přebírá primární odpovědnost za provozování podniku, musí poskytnout další informace. V některých případech, jako skupina lékařů, kteří společně provozují kliniku, může mít každý partner samostatný primární účet, ale sdílený přístup k sekundárnímu číslu účtu pro své společné operace.
Přístup k účtu v jiných obchodních strukturách
Větší, založené společnosti zřizují bankovní účty podobným způsobem, přičemž významný správce a každý, kdo vlastní 25% akcií nebo více, poskytuje bankám další osobní informace.
V těchto případech může společnost banku rovněž poskytnout provozní smlouvu, která vysvětluje, kdo je zodpovědný za vedení společnosti, a dokument nazvaný bankovní řešení, které vysvětluje, kdo má oprávnění k založení účtů a služeb s bankou a za jakých podmínek. Čím větší je společnost, tím více je pravděpodobné, že denní bankovnictví a kontrola jsou prováděny relativně nízkými manažery nebo účetními zaměstnanci na rozdíl od vlastníků nebo vrcholového managementu.
Zavedení kontrol
Je důležité mít kontrolu nad používáním vašich bankovních účtů, a zejména kontrol a platebních orgánů. To může být stejně jednoduché jako udržování fyzických kontrol společnosti pod uzamčením a klíčem a omezením klíčů na několik důvěryhodných lidí. Ve větších společnostech to není praktické, ale můžete se rozhodnout nastavit svůj účetní software tak, aby pouze konkrétní lidé mohli vytisknout šeky. Dalším společným ovládáním je požadovat druhý podepsaný podpis při kontrolách nad danou částkou v dolaru, což snižuje riziko podvodu nebo zpronevěry.
