V určitém okamžiku vaší kariéry budete pravděpodobně muset napsat obchodní zprávu. Zpráva o podnikání se obvykle zabývá konkrétním projektem nebo komponentou společnosti, předkládá vaše zjištění a vydává doporučení zamýšlenému čtenáři.
Plánování a psaní správné obchodní zprávy, která dosáhne zamýšleného publika a motivuje čtenáře, se zaměří na plánování, výzkum a závazek k úspěchu zprávy. Zatímco konkrétní styl psaní zpráv o podnikání, který používáte, by měl odrážet váš osobní styl psaní a osobnost, stejně jako osobnost společnosti, existují některé užitečné tipy pro psaní zpráv, které může každý použít.
Upřesněte účel zprávy
Několik tipů pro psaní zpráv je stejně důležité jako definování a objasnění účelu zprávy. Učiňte to co nejdříve v přehledu, abyste neztráceli čas a energii s nepotřebnými problémy. Shromáždit všechny informace potřebné k vytvoření spolehlivé zprávy. Někdy to může znamenat mluvit s lidmi, kterých se to týká, nebo to může být stejně důležité jako realizace výzkumného projektu.
Příklad:
Tato zpráva se zabývá marketingovými technikami, které jsme použili v posledních pěti letech k získání nových klientů. Na základě analýzy technik, vynaložených peněz a počtu nových klientů, které jsme získali z každého z nich, bych rád doporučil tři konkrétní typy marketingu.
Uspořádejte všechny relevantní informace
Ujistěte se, že omezujete své informace na účel podnikového výkazu. Nenechte rozbalit rozsah zprávy, protože to může vykolejit váš formát obchodní zprávy. Pokud je účelem zprávy doporučit tři konkrétní témata marketingových technik, zůstaňte zaměřeni na tyto tři techniky a důležité informace.
Příklad:
Jak uvidíte na základě svého výzkumu, jedná se o tři nejlepší marketingové techniky, které doporučuji. Jedná se o nejefektivnější způsob, jak přinést největší počet nových klientů.
Znát publikum ve formátu zpráv o podnikání
Musíte pochopit, koho píšete a proč, a zjistit, jak nejlépe oslovit toto publikum. Definujte tón, postoj a důraz, který je zaměřen na vaše čtenáře. Zatímco byste měli vždy pracovat ve stylu psaní zpráv o podnikání, úroveň detailu, kterou obsahujete, se může lišit v závislosti na tom, kdo čte zprávu.
Pokud píšete na vrcholových manažerů firem, možná budete chtít zahrnout více definitivních čísel a výzkumu a podrobněji ve svém popisu. Pokud píšete marketingovému týmu, který rozumí marketingovému lingu, můžete použít formát obchodní zprávy, který má uvolněnější tón a mluví s technikami, které jste použili v minulosti.
Motivujte své publikum
Zkompilujte obchodní zprávu pomocí silných slov, která motivují vaše publikum. Vytvořte efektivní, přehledné věty, ale zůstaňte v souladu s tvým stylem psaní zpráv o osobních obchodních zprávách. Některé z vašich diváků mohou prohledat pouze přehled, a proto si vyberte formát obchodní zprávy s odrážkami, spoustou bílého místa, dobrými nadpisy a titulky a krátkými odstavci.
Příklad:
Tři techniky zabíjení marketingu
Můžeme získat o 35 procent více klientů a ušetřit peníze pomocí následujících tří nástrojů marketingu zabijáků:
- Měsíční e-mailové zpravodaje poskytující užitečný obsah.
- Čtvrtletní propagační akce v obchodě.
- Reklama v místních novinách.
Oprava před odesláním
Jedním z nejdůležitějších tipů pro psaní zpráv je důkaz, úprava a revize před rozdělením sestavy. Mít druhou sadu očí přečíst zprávu je vynikající způsob, jak se ujistit, že vaše zpráva je jasná. Ponechte si dostatek času na úpravu a revizi sestavy před datem splatnosti. Tento krok nezpěchejte. Při distribuci sestavy zajistěte, aby byly všechny dokumenty a přílohy zahrnuty a aby je každý dostal.
