Úhledné pracovní plochy a uspořádané zásuvky na pracovních stolech pouze poškrábají povrch toho, co znamená dobrá organizace. Místo toho, že se vaše zaměstnance často organizují, znamená to, že se za zády setkáte a vyřešíte organizaci kanceláří zevnitř. Může to znamenat i začlenění trochu kreativního myšlení, tradičních a zřejmých opatření do vašeho přístupu k organizaci zaměstnanců.
Zastavte multitasking
Ačkoli se může zdát, že multitasking je dobrý způsob, jak získat více práce, práce na více úlohách najednou snižuje produktivitu a zmaří vaše pokusy o organizaci zaměstnanců. Podle americké manažerské asociace může být čistý pokles produktivity až 75 procent. Stanovte jasné pravidlo, které vyžaduje, aby vaši zaměstnanci upřednostňovali činnosti a úkoly a nejprve pracovali na nejvyšší prioritě. To nejen zvyšuje produktivitu a snižuje stres, ale také vede k lepšímu organizovanému pracovnímu postupu.
Nastavte úložiště informací
Identifikujte a nastavte centrální umístění, jako je například webový aplikační rámec nebo sdílená síťová jednotka, pro ukládání formulářů, šablon dokumentů, kopií firemních zásad a dalších informací, které zaměstnanci často sdílejí nebo mají přístup. Umístění jednoho místa pro ukládání běžně přístupných informací usnadňuje přístup a pomáhá organizovat všechny. Stejně tak centrální, sdílený podnik nebo kalendář oddělení informuje každého o tom, co se děje, a pomáhá zaměstnancům při vytváření denních a týdenních plánů.
Setkání a komunikace
Nastavte jasná očekávání, delegujte úkoly a v případě potřeby předem informujte o změnách. Zaměstnávání zaměstnanců vědět, co očekáváte a na co chcete, aby pracovali, umožňuje plánování a lepší organizaci. Uspořádejte týdenní nebo měsíční individuální a skupinové schůzky s cílem posoudit pokrok při plnění stanovených cílů.Adresujte dobrou organizaci přímo prostřednictvím workshopů, přednášejících a spolupracujících se zaměstnanci, kteří se snaží zlepšit své organizační schopnosti. Povzbuďte se při schůzkách s poznámkami, abyste snížili možnost, že zapomnění bude mít vliv na dobrou organizaci.
Povolit čas pro plánování
Požádejte zaměstnance, aby vyčlenili 15 minut na plánování na konci každého dne. Do pátečního odpoledne přidávejte dalších 15 minut, abyste si mohli prohlédnout plán příštího týdne a připravit se na nadcházející týden. Pomáhat svým zaměstnancům při zlepšování jejich plánovacích dovedností také zlepšuje organizaci tím, že jim umožňuje předem připravit materiály nebo informace. Předběžné plánování také pomáhá zaměstnancům zjistit, kde se mohou hodně hodit do pracovního dne, což naznačuje potřebu reorientovat denní cíle nebo požádat o pomoc.
