Rozloučení není nikdy snadné, ať už jde o osobní nebo profesionální vztah, který odjíždíte. Ale když se rozloučíte se svými zákazníky, ať jste z jakéhokoli důvodu, je důležité, abyste byli, jak sdílejí zprávy, úmyslní, transparentní a taktní. Vaši zákazníci hráli důležitou roli ve vaší firmě a měli byste s nimi zacházet jako sami.
Vytvořte smysluplný dopis
Psaní rozloučených dopisů zákazníkům nemusí být složité. Ale to musí být provedeno včas. Mnozí z nás se ponoří do konců, protože se obávají emocí, které vzniknou, nebo jsou špatně naplánovány nebo přeskočeny úplně, když se vydáme kupředu svým vlastním směrem. To nemusí být tak. Označte příležitost a ctěte úlohu, kterou hráli vaši zákazníci ve vaší firmě.
Znát vašeho čtenáře
Může se zdát zřejmé, ale je důležité, aby byl jasný důvod komunikace se zákazníky. Vypadáš z práce? Odcházíte? Nebo vylučujete zákazníky s "problémem" z vaší společnosti? Máte formálnější vztah se svými klienty nebo je to více neformální? Být jasný, na koho je dopis adresován a váš vztah k nim vám pomůže určit, jak psát s vhodnými hlasovými problémy.
Například pokud píšete rozloučenou dopisům skupině nežádoucích zákazníků, můžete použít to, co se nazývá přístup obětního beránka, který řekne
Buďte naprostá, ale teplá
Šance jsou, bez ohledu na váš důvod, váš dopis bude mít dopad na vaše zákazníky. Když píšete svůj dopis, přemýšlejte o své zprávě. Použijte jazyk, který je jasný a stručný, ale použijte příjemný a přístupný tón. Posíláte informace zákazníkovi a je důležité, abyste byli co nejsilněji. Dlouhé vysvětlení s podrobnostmi není nutné;
Nezakrývejte zprávy
V profesních vztazích by měl první odstavec dopisu o rozloučení se zákazníkem jasně uvést, že vztah zákazníka je ukončen, časový rozvrh a stav služeb dohodnutých v dříve uzavřených smlouvách nebo smlouvách. Tímto způsobem nastavíte tón a vymažete korespondenci. Snažit se zahalit ukončení nebo pohřbít špatnou zprávu bude pro zákazníka jen matoucí.
Připravte své zákazníky ke změně
V případech, kdy se rozloučíte s vašimi zákazníky, protože odcházíte od společnosti, je jasné, co se děje dál. Zákazníci by měli mít na konci dopisu dobré pochopení, proč odcházíte, vaše časová osa a co mohou očekávat. Vždy uvádějte způsob, jakým může zákazník kontaktovat vaši společnost a informovat je o dalších krocích.
Napsání rozloučeného dopisu zákazníkovi nemusí být záporné zkušenosti. Ve skutečnosti může zvýšit vaši důvěryhodnost a profesionalitu. Udržujte je jednoduché, stručné a jasné a je pravděpodobné, že vaše akce budou oceněny.
