Obchodní zprávy se týkají poskytování informací. Ne pouze informace, ale důležité informace, jako jsou fakta, čísla a analýza situace. Celá zpráva je poskytnout společnosti informace, které potřebuje k tomu, aby učinila důležitá rozhodnutí a plánovala budoucnost. Firmy mohou připravovat rozpočty, obchodní plány, činit rozhodnutí o reklamě a mnohem více na základě informací obsažených ve zprávě. Pokud jde o různé obchodní zprávy, formátování je rozhodující pro to, aby zpráva byla okamžitě rozpoznatelná a rychle a snadno čitelná, aniž by byly chybějící nejdůležitější informace.
Analytické zprávy
Analytické zprávy jsou nezbytné, když je společnost na špičce rozhodování. V takových případech musí vedoucí pracovníci analyzovat situaci společnosti. Analytická zpráva bude obsahovat relevantní údaje s vysvětleními a dokonce dokončí status quo. Například v případě čtvrtletní operační analýzy bude zpráva obsahovat opatření přijatá výkonným týmem, výnosy z prodeje a čistý zisk nebo ztráta během čtvrtletí. Normální obchodní operace, ke kterým došlo během tohoto čtvrtletí, jsou analyzovány a vysvětleny v analytické zprávě a pomáhají podnikům přijímat správná rozhodnutí.
Informační zprávy
Informační zprávy uvádějí nezávazné skutečnosti bez předpokladu, že vysvětlují situaci "co" a "co kdyby". Pokud potřebujete objektivní informace o něčem, požádejte o informační zprávu. Pokud byste se chtěli dozvědět o struktuře společnosti, jako je počet zaměstnanců, oddělení, ve kterých pracují a jakou roli hraje každý zaměstnanec v organizaci, pak se vyžaduje informační zpráva. Zprávy o návštěvách na místě, zprávy o zpětné přípravě a rychlá aktualizace, kterou píšete vedoucímu oddělení, spadají do kategorie informační zprávy.
Informace lze prezentovat mnoha způsoby, jako je například tabulka s názvy zaměstnanců, platy a podobně, grafem nebo tabulkou. Mohli byste také chtít informační zprávu s podrobnými údaji o výdajích společnosti rozdělených do různých oddělení a pokrývajících různé časové rámce. Informační zpráva obvykle představuje stavební prvek, který přichází do vytváření dalších, složitějších typů zpráv, jako jsou analytické a výzkumné zprávy.
Výzkumné zprávy
Výzkumné zprávy jsou nejkomplexnější typy zpráv. Obvykle se to vyžaduje, když společnost zamýšlí podnikat na nové území, například nabídnout nový produkt nebo vstoupit do nové zeměpisné oblasti. Výzkumná zpráva zahrnuje předání tématu týmu výzkumných pracovníků nebo specialistů a požádá je o všechny relevantní podrobnosti a statistiky shromážděné z informační zprávy a následnou hloubkovou analýzou situace nalezené v analytické zprávě. Výzkumná zpráva bude obsahovat jejich závěry k této záležitosti s ohledem na dostupné údaje, jakož i některé alternativy. Jak vidíte, výzkumná zpráva je jakýmsi hybridem mezi analytickou a informační zprávou. Jeho účelem je pomáhat vedoucím pracovníkům při přijímání důležitých rozhodnutí. Jako takové jsou výzkumné zprávy nejkomplexnější a časově náročnějšími typy obchodních zpráv, které je třeba připravit.
