Jak udržovat firemní záznamy. Správné vedení firemních záznamů může být kritické pro úspěch vaší organizace. Následuj tyto kroky.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač s přístupem k internetu
-
Plnící systém
Zjistěte, jaké firemní záznamy jsou
Uchovávejte jasnou a účinnou stopu firemních rozhodnutí pomocí zápisu z jednání a dalších přijatých poznámek. Firemní záznamy zahrnují všechny důležité dokumenty vztahující se k vaší firmě, od smluv až po rozhodnutí o pronájmech společností až po schválení formulářů pro pronájem nemovitostí.
Zjistěte, že vedení firemních záznamů není právem, které se zdá být při prvním založení společnosti. V budoucnu se budete řídit těmito záznamy, abyste určili cíle společnosti, vstupy partnerů a dokonce i vyřešit vnitřní spory o podnikovém směru a misi.
Zaznamenejte všechna důležitá firemní rozhodnutí. Pokud si nejste jisti, zaznamenejte ji. Díky moderním schopnostem skenování a správě papíru mimo místo podnikání je dobré mít jako záznamy o firemní schůzce husté a masité soubory. Důkladná tabulka obsahu ušetří čas, kdy budou potřebné informace.
Víte, kdy chcete nahrávat
Zaznamenejte zápisy z výročních schůzí akcionářů a schůzí ředitelů, a to i v případě, že se konají prostřednictvím konferenčního hovoru nebo prostřednictvím internetu. Ty mají tendenci být méně formální než in-house schůzky, ale to je často místo, kde se ty nejlepší nápady skládají.
Vědí, že rozhodnutí, ať už mezi partnery nebo mezi těmi, o kterých rozhodují zaměstnanci společnosti, jsou jen tak silné jako ti, na kterých jsou napsány. Slovní dohody mají v podnikové sféře malou váhu, a proto je vedení firemních záznamů tak důležité.
Tipy
-
Uchovávání příručky firemních záznamů v kanceláři pomůže všem určeným jako správci záznamů správně formátovat a indexovat zápisy. Pokud musí být záznamy odeslány mimo místo, uchovejte si kopie v kanceláři a na ohnivzdorném místě. Čas strávený údržbou knihy firemních záznamů obvykle závisí na velikosti společnosti. Velké společnosti pravděpodobně potřebují najmout zaměstnance, aby se zabývaly záznamy. Malé společnosti se často mohou dostat tím, že utrácejí hodinu nebo tak za týden aktualizace záznamů.
Varování
Nemyslete si, že nemáte čas správně zaznamenat vaše firemní rozhodování. Vedení dobře indexované knihy firemních záznamů vám může ušetřit čas a peníze a může vás ušetřit, když budete v budoucnu čelit soudním sporům. Kniha firemních záznamů obsahuje důvěrné informace nezbytné pro vaši společnost. Nikdy jej nevraťte domů ani jej neodstraňujte z pracoviště. Nechcete být zodpovědní za ztrátu.
