Efektivní odpověď na dopis požadující informace okamžitě dává zákazníkovi požadované informace, čímž se vyhne zbytečnému znění nebo plnění. Reagování na požadavky zákazníků na informace včas zvyšuje důvěryhodnost vaší firmy.
Otevírací
Vložte jméno a kontaktní údaje zákazníka do levého horního rohu dopisu ve standardním formátu písem. Například:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Pod adresou zákazníka vložte datum, ve kterém chcete dopis psát.
Použijte křestní jméno zákazníka, abyste přizpůsobili písmeno spíše než obecné "Vážený zákazníku". První řádek po pozdravu by mu měl dát vědět, že dopis je opravdu odpovědí na jeho žádost o informace: "Drahý John, V odpovědi na vaše žádost o informace …"
Tělo dopisu
Vezměte si dopis od zákazníka před vámi. Přečtěte si znovu tento dopis, abyste zajistili jasné pochopení informací, které požaduje. Pokud zákazník chce více než jednu informaci, zvýrazněte různé položky abyste zajistili, že nenecháte žádné informace. Pak v těle dopisu adresujte každou položku ve formátu seznamu. Je-li to vhodné, použijte elementy formátování listu nebo očíslované položky uvedené ve vašem softwarovém programu.
Uzavření
Pozvěte zákazníka, aby podnikl kroky na základě poskytnutých informací a opětovného zapojení do vašeho podnikání, informuje Cynthia Perun v Podnikateli. Pokud můžete zákazníkovi pomoci například umístit online objednávku z vašeho pracoviště, pozvete ho například do obchodu, aby tak učinil. Zahrnout telefonní číslo firmy, e-mailovou adresu a adresu webových stránek. Opravdu je možné tyto informace zopakovat při zavírání dopisů - a vyzvete zákazníka, aby vás kontaktoval, pokud potřebuje následné informace.
Tipy
-
Typos a gramatické chyby špatně odrážejí vaše podnikání. Před zasláním jakékoli korespondence zákazníkům, včetně odpovědí na žádosti o informace, požádejte správního asistenta nebo spolupracovníka písemné dotazy nejméně dvakrát.
