Organizační systém je jednoduše tak, jak je společnost založena. Dobrá organizační struktura vytyčuje hierarchii i tok komunikace ve firmě. Pro každou firmu je důležité, bez ohledu na její velikost, implementovat organizační systém. Existuje mnoho výhod, které mají dobře definovanou organizační strukturu, včetně vyšší efektivity, produktivity a rozhodování. Každá struktura má své silné a slabé stránky. Tyto výhody a nevýhody v konečném důsledku závisí na druhu podnikání, které provozujete, na odvětví, velikosti vaší organizace a dalších faktorech. Je důležité zvážit všechny druhy organizačních systémů před rozhodnutím o tom, co je správné pro vaši společnost.
Co jsou organizační systémy?
Organizační systém je struktura organizace organizace. Tato struktura definuje, jak je vytvořena každá divize podniku, hierarchie toho, kdo hlásí komu a jak komunikuje tok v celé organizaci. Roztříštěný ještě dále, organizační struktura definuje, jak funguje každá role v organizaci. S dobře definovanou organizační strukturou, všichni zaměstnanci vědí, co se od nich očekává a komu ohlásí. Majitelé firem by si měli dlouho a tvrdě myslet, jaký systém si zvolí, protože každá organizace má jedinečné potřeby. Organizační struktura, která je správná pro jednu společnost, nebude pro druhého vhodná.
Příklady organizačních systémů v podnikání
Existují čtyři hlavní typy organizačních struktur: funkční, divizní, maticové a ploché. Každý systém má jedinečné funkce.
Funkční organizační struktura: Funkční organizační struktura je tradiční hierarchie. Mnohé společnosti, zejména velké společnosti, se řídí funkční strukturou. Tento systém obsahuje několik specializovaných divizí, jako je marketing, finance, prodej, lidské zdroje a operace. Poté vrchní ředitel dohlíží na všechny specializované divize. Tok toku zpráv je jasný. Každý zaměstnanec se hlásí k seniorům, včetně ředitelů divizí, kteří se hlásí k vrcholovému vedení. Vedoucí pracovníci dohlíží na celou strukturu. Vzhledem k tomu, že společnost zůstává rozdělena do specializovaných divizí, zaměstnanci mají tendenci stát se specializovanými. To způsobuje jasnou cestu propagace a růstu. Divize však mohou mít potíže s komunikací mezi sebou. Vzhledem k tomu, že všechny oddělení vykazují vzestupnou tendenci, mezi nimi existuje jen málo horizontální komunikace, která ponechává jen malý prostor pro holistické celospolečenské myšlení, s výjimkou top managementu. Tím se funkční organizační systém pomalu přizpůsobuje změnám.
Organizační struktura divize: Divizní organizační struktura rozděluje podnikání na týmy na základě projektů, na kterých pracují zaměstnanci. Tento systém zahrnuje mnoho různých typů týmů, včetně právních, veřejných vztahů, výzkumu a rozvoje podnikání. Dále jsou vytvořeny týmy v rámci konkrétních projektů. Například farmaceutická společnost může mít oddělené týmy věnované každému léku, který vyrábějí. Každý projektový tým má ředitele nebo viceprezidenta a v rámci organizace vykonává určitou úroveň autonomie. Divizní struktura umožňuje zaměstnancům hluboce seznámit se s jejich týmovou prací. Nicméně divize často nevědí, co dělají ostatní týmy a vzájemně si vzájemně nekomunikují. Zaměstnanci nemusí být schopni efektivně pracovat v různých divizích, pokud je to nutné. Nakonec může být tento systém náročný na zvládnutí kvůli jeho rozložené struktuře.
Organizační struktura matice: Matrixový systém je kříž mezi funkční strukturou a divizní strukturou. Z pohledu ptáků je podnikání založeno ve funkční struktuře s tradiční hierarchií a specializovanými divizemi. Nicméně, když se podíváte na tyto divize až těsně, jsou každý z nich založen v divizní organizační struktuře. To znamená, že jsou rozděleny do projektů a menších týmů. Typ matice organizační struktury je poměrně složitý a vyžaduje hodně plánování, nemluvě o silných systémech komunikace v celé organizaci. Nicméně, když struktura matice funguje dobře, vylučuje mnoho otázek, které se objevují s divizními nebo funkčními organizacemi. Komunikace může cestovat ke správným lidem, což zvyšuje produktivitu a holistické myšlení. Zaměstnanci jsou dále vystaveni jiným oddělením a projektům, což podporuje vzájemnou spolupráci. Naopak, maticová struktura může být rychle zaměňována pro zaměstnance, pokud je příliš mnoho manažerů, a není jasné, na koho se má hlásit.
Plošná organizační struktura: Plochá organizační struktura vyrovnává většinu hierarchie a umožňuje zaměstnancům více samostatnosti ve své práci. Často jsou ploché organizace rozděleny do dočasných týmů, ačkoli obvykle nemají formální struktury. V rovinném systému stále existuje určitá dynamika shora dolů. Často je alespoň několik seniorů, kteří řídí loď. Tento systém je však založen na narušení tradičních hierarchických struktur podniků. Mnoho začínajících společností a technologických společností má tendenci směřovat k ploché organizaci, protože podporuje inovace a vstupy zaměstnanců. Myšlenka je, že když zaměstnanci nebudou potlačeni byrokracií, budou svobodně přemýšlet a budou vytvářet nové, výnosné myšlenky. To zvyšuje komunikaci napříč týmy a odstraňuje některé komunikační problémy, ke kterým může dojít, když zprávy přejdou nahoru do dolní struktury. Naneštěstí je obtížné udržovat rovný systém v podobě růstu společnosti a potřeba více strukturovaných komunikačních systémů. Dále mohou zaměstnanci v bytové organizaci být ohromeni tím, že dělají příliš mnoho různých úkolů a nemají dostatek prostoru pro růst či propagaci.
Proč firmy potřebují organizační systémy
Organizační systémy jsou důležité pro firmy všech velikostí. Mají-li pevné, dobře definované struktury na místě, vymaže zmatek a stanoví jednoduché procesy, které mohou zaměstnanci sledovat. Každý pracovník by měl přesně vědět, komu hlásí. Bez nějakého typu hierarchie nebo struktury na místě může být pracovní prostředí chaotické. Zaměstnanci nemusí pochopit, kdo je zodpovědný za to, což způsobuje, že důležité věci spadnou do trhlin. Pevná organizační struktura zjednodušuje společnost a udržuje všechny na stejné stránce.
Organizační systém dává každému člověku na své správné místo a může přispět svou účastí do společnosti. Díky tomu, že systém zvyšuje celkovou efektivitu, zvyšuje produktivitu a poskytuje přehlednost všem v organizaci. Každé oddělení může lépe pracovat, pokud jsou role jasně definovány a cíle sdíleny. Navíc správný organizační systém může zlepšit rozhodování, protože informace protékají v celé organizaci. Vedoucí pracovníci na vyšší úrovni mohou shromažďovat informace ze všech divizí, což jim poskytuje větší přehled o všech operacích společnosti.
Pevný organizační systém eliminuje mnoho obchodních problémů, včetně duplicity práce a konfliktů mezi pozicemi. Pokud je podnik dobře promyšlený, každý zaměstnanec má odlišnou roli a role se vzájemně nepřekrývají. Neexistuje žádný "runaround", kde nikdo není jistý, kdo je zodpovědný za konkrétní úkol nebo projekt. Z tohoto důvodu se zvyšuje spolupráce a zaměstnanci mají pocit hrdosti na své práci. Pracovníci se vyvarují frustrace, že mají stále se měnící role a brankové posty. Mohou se soustředit na to, co dělají nejlépe.
Výběr správného organizačního systému může přinést vaši firmu na další úroveň. Například, pokud je vaše firma založená na produktech, pravděpodobně bude ideální matice nebo divizní struktura. Jedná se o projektové struktury zaměřené na specializované týmy. Malé podniky, na druhé straně, mohou zvážit plochou strukturu, která umožní všem zaměstnancům přispívat své schopnosti a odborné znalosti bez zasahování do hierarchie.
Příklady podniků s organizačními systémy
Příklady funkčního systému: Funkční organizační systémy byly historicky využívány armádou, univerzitami a vládními entitami. V průběhu let se funkční hierarchie staly méně populární a mnoho organizací se od nich odklonilo. Jsou však stále používány některými podniky. Jeden příklad toho, jak lze tento typ organizačního systému použít, je v tradičním továrním nastavení. Vedoucí továrny dohlíží na různé oddělení továrny, které jsou specializované. Každá divize má svého vlastního manažera, který všechny hlásí přímo dohlížejícímu správcovi továrny. Jiným příkladem může být maloobchod. Vedoucí obchodu kontroluje operace z horní části pyramidy. Níže jsou různé oddělení. Možná existuje jeden pro inventář, jeden pro zákaznické služby a jeden pro marketing a propagační akce. Každý z nich má svého nadřízeného a všichni se hlásí k generálnímu manažerovi.
Příklady divizního systému: Divize systémy jsou populární u velkých nadnárodních korporací. Například Johnson & Johnson má divizní strukturu. Každá z značek společnosti Johnson & Johnson funguje jako vlastní společnost s vlastním vedením a vnitřní strukturou. Všechny tyto značky vykazují mateřské společnosti. Dalším příkladem divize organizační struktury je General Electric. Generální ředitel sedí nahoře, a poté je společnost rozdělena do různých skupin. Existují některé operační skupiny, jako například finanční, právní, public relations a globální výzkum. Některé týmy jsou věnovány konkrétním projektům, včetně letectví, energetiky, zdravotnictví a dalších.
Příklady maticového systému: Organizační systém matice je složitý a proto je většinou přijímán velkými a dobře zavedenými společnostmi. Jeden známý příklad maticové společnosti je společnost Starbucks. Největší kavárna na světě využívá funkční strukturu, která rozděluje své podnikání do divizí, včetně HR, financování a marketingu. Tyto oddělení se nacházejí u firemního velitelství značky a podávají zprávy vyšším úrovním řízení. Personální oddělení například vytváří zásady, které ovlivňují všechna místa ve firmě Starbucks. Dále Starbucks má samostatné divize pro každou geografickou oblast. Mezi tyto oblasti patří Amerika, Čína a Asie-Tichomoří, Evropa, Střední východ, Rusko a Afrika. Region Americas, který je pro společnost nejoblíbenější, je dále rozdělen na čtyři menší divize. Starbucks má také divize založené na produktech. Například tam je jedna divize pro zboží jako hrnky Starbucks a další pro pečivo. Na nižších úrovních organizace Starbucks má týmy zaměstnanců, zejména na úrovni obchodů. Tato komplexní maticová struktura slouží dobře kávovému gigantovi a umožňuje společnosti provozovat tisíce obchodů v celé zemi úspěšně.
Příklady plochého systému: Ploché systémy jsou populární mezi začínajícími a technologickými společnostmi. Jedním známým příkladem systému je Zappos. V roce 2013 oznámila generální ředitelka obrovské společnosti obuv novou řídící strukturu nazvanou holakracii, která by měla podporovat spolupráci tím, že eliminuje hierarchii pracovišť. Společnost zakázala tituly manažerů. To už nebude mít tituly práce a nebudou šéfové. Každý zaměstnanec bude mít na starosti vlastní práci. Společnost doufala, že povede k inovacím a tvorbě tím, že odstraní byrokracii, která se podílí na hierarchii a rozhodování. Naproti tomu Zappos bojuje, aby operace byly skutečně ploché.
Jedná se o boj mnoha velkých společností, které provádějí plochou strukturu. Mnoho začínajících podnikatelů mluvilo o obtížích udržování ploché organizační struktury při exponenciálním růstu. Studie zjišťují, že zaměstnanci nacházejí hierarchické struktury uklidňující a praktické. Takže plochá organizační struktura je možná dobrá volba pro podnik, který se nachází v raných fázích, s cílem podpořit inovace a růst. Většina větších společností se však přestěhuje z plochého systému, protože se může stát těžkopádným způsobem zvládnout v průběhu času.
