Ať už prodáváte miniaplikace nebo poskytujete služby a odborné znalosti, jsou nezbytnou součástí podnikání dopisy, které požadují zaplacení splatných účtů. Někdy lidé prostě potřebují připomenout svůj dluh. Jinak se mohou zákazníci cílevědomě vyhýbat svým závazkům. V prvním případě mohou tyto dopisy urychlit platbu dlužné částky; v druhém případě mohou pomoci prokázat kroky, které jste podnikli předtím, než hledáte formální sbírku, což vám může pomoci převládat u soudu. Ve všech případech by měly být dopisy formulovány jasně, stručně a zdvořile a profesionálně
Uveďte zůstatek
Úvodní část dopisu by měla jasně uvést zůstatek splatný. Po jednoduchém pozdravení (např. "Vážený pane Smithovi") otevřete dopis srdečným připomenutím čtenáře o přesné dlužné částce. Použijte prohlášení, například "Tento dopis vám připomene váš nevyrovnaný zůstatek, který je dlužen společnosti ABC Corporation. Naše záznamy ukazují, že váš účet je splatný ve výši 56,39 USD. "Před vypracováním této části dopisu ověřte přesnou splatnou částku s vašimi splatnými účty. Připojte kopii nevyřízené faktury k písmenu a odkaz na přílohu v této části.
Popište přijatelné formy splácení
V závislosti na povaze dluhu, zásadách plateb vašeho podniku a na tom, jak rychle byste chtěli vrátit dlužné peníze, přijatelnou formou platby je další důležitý detail, který je jasný. Peněžní hotovost je samozřejmě rychlejší než čekací na zrušení osobního šeku, avšak v závislosti na výši nemusí být tento způsob splácení žádoucí. Stejně tak ne každý podnik přijímá kreditní karty a společnosti mohou přijmout jednu kartu emitenta, nikoliv však jinou. V každém případě zahrňte prohlášení, jako například "Platba může být provedena hotovostí, šekem nebo kreditní kartou. Přijímáme karty Visa nebo Mastercard. Kontroly mohou být vystaveny účtům."
Jasně uveďte termín
Nenechávejte požadovanou lhůtu splatnosti pro tlumočení. Použijte prohlášení, jako například: "Vyměňte prosím tuto zůstatek do 10 pracovních dnů, nebo se okamžitě obraťte na naši kancelář, abyste uskutečnili platbu přes telefon." Zadání termínu nejen potvrzuje pocit naléhavosti čtenáře, ale také vám poskytne časový rámec můžete očekávat platbu a umožní vám zvážit, co dělat dále, pokud platba nebude vykreslena v tomto okně.
Státní důsledky pro zpoždění
Pokud by došlo k dalšímu zpoždění platby, uveďte je při uzavření dopisu. Společným důsledkem je zahájení formálního soudního řízení k navrácení částky na soud. Dalšími důsledky může být zvýšit spor vyšší v organizaci nebo zastavit služby. Pokud je dopis poslední varování, použijte příkaz "Toto je poslední oznámení, které obdržíte. Pokud neobdržíme úplnou platbu do 10 dnů od data tohoto dopisu, budeme hledat všechny dostupné opravné prostředky k vymáhání tohoto dluhu."
