Když podnikáte, podnikatelé, manažeři a zákazníci očekávají efektivitu, spolehlivost a bezpečnost. To platí zejména o finančních transakcích. Interní kontrola zajišťuje, že všechny obchodní nebo organizační procesy splňují tyto požadavky. Důležité je však identifikovat slabé stránky vašeho nastavení vnitřní kontroly. Existuje několik způsobů zjištění těchto nedostatků a jsou k dispozici informace, které vám pomohou. Komise pro cenné papíry a burzy například vydala pokyny pro sledování interních kontrol.
Katalogujte všechny své vnitřní kontrolní postupy. To zahrnuje dokumentování finančních transakcí, návrh a testování produktů, postupy nákupu a interní audit. Přesvědčte se, s čím máte před sebou další postupy. Pokuste se identifikovat části společnosti nebo organizace, které mohou být více ohroženy než jiné. Také zhodnoťte návrh ovládacích prvků. To obvykle zahrnuje dokumentaci, organizaci, oddělení povinností, zpětnou vazbu a školení.
Proveďte hodnocení rizik pro všechny své kontrolní postupy. Určete nejpravděpodobnější poruchy ve vaší firmě nebo organizaci. Posouzení rizik má obvykle podobu tabulky. Každé nové riziko je uvedeno do řady. Chcete-li prověřit riziko, přidejte několik sloupců, které uvádějí, co se může pokazit, proč, kdo je pověřen daným procesem, kdo jej kontroloval, řešení a kdy odpovědná osoba podnikla kroky.
Provádět interní audit. To bude zahrnovat zásoby a majetek, vyrovnání hotovosti a splatné závazky. Sladění hotovosti znamená, že výše likvidní hotovosti vlastněné společností je správná ve srovnání s příjmy a výdaji. Audit splatných účtů znamená kontrolu, zda všechny platby směřují ke správné společnosti nebo jednotlivci. Ty by měly být vzájemně odkazovány na všechny účetní závěrky, a to jak interní (účetní oddělení), tak externí (banky).
Školení zaměstnanců o moderních procesech a metodách vnitřní kontroly. Interní kontroly, stejně jako mnoho dalších aspektů podnikání, se neustále vyvíjejí. Informujte své zaměstnance o všech změnách a udržujte je dobře vyškolení. Nedostatek znalostí a školení je klíčovým důvodem selhání interní kontroly. Zkoušejte znalosti pracovníků a provádějte kontroly během školení zaměstnanců.
Sledujte pracovníky interní kontroly. Posouzení rizik obvykle vytvářejí osoby provádějící vnitřní kontrolu. Monitorování nebo provádění externích inspekcí umožňuje třetí straně identifikovat možné nedostatky, které chyběla osoba nebo tým. Ty se mohou pohybovat od samotného procesu až po dohled nad těmi, kteří ho ovládají. Externí auditorská společnost obvykle tyto kontroly provádí. Většina firem má vztahy s důvěryhodnými externími audity.
Zkontrolujte zpětnou vazbu od zákazníků a zúčastněných stran. Existují společné stížnosti? Byly nějaké porušení vnitřní kontroly? Například pokud řada zákazníků nahlásí stejné selhání produktu, například vadné tlačítko, můžete pracovat zpět pomocí postupů vaší společnosti, abyste problém našli. Zpravidla by to znamenalo prověřování dodávky, montáže, výroby, testování a návrhu v opačném pořadí.
Podívejte se na zprávy oddělení. Existují oblasti společnosti, které se zhoršily nebo se nezlepšily podle očekávání? Takové problémy mohou být způsobeny jinými faktory, ale mohou také signalizovat nějaký druh selhání interní kontroly. Každé oddělení je schopno řídit a sledovat, co dělá; ale zprávy oddělení musí být svázány, aby odrážely podnikání jako celek. Zjistěte, zda má každé oddělení dostatečně silný mechanismus, aby jeho zaměstnanci mohli hlásit nedostatky v kontrole.
