Odcházející zaměstnanec může způsobit řadu bolesti hlavy pro podnik, včetně přerušení služeb zákazníkům, porušení zákazníků a ztráty prodeje. Použitím oznámení o upozornění klientů na odchod zaměstnance může být pozitivní a proaktivní strategie pro vztahy s veřejností, která vám pomůže proměnit potenciální citron na limonádu.
Nastavte si cíle pro dopis
Rozhodněte se, proč chcete nebo potřebujete kontaktovat své klienty a informovat je o odchodu zaměstnance. Použijte seznam odrážek, který vám pomůže přizpůsobit různé dopisy různým potřebám klientů, se kterými budete kontaktovat. Například budete možná muset ujistit některé klienty, že jejich dodávky nebo služby zákazníkům nebudou přerušeny. Možná budete muset nechat ostatní klienty vědět, že mají ve vaší firmě nový kontakt, kdo bude a že jim nový zástupce bude volat. Možná byste se chtěli zaměřit na pověsti, informovat klienty o tom, že odcházející zaměstnanec má doložku o nekonkurenci, kterou hodláte prosadit, nebo že zaměstnanec odchází za dobrých podmínek.
Promluvte se zaměstnancem
Setkat se se zaměstnancem, abyste prodiskutovali váš plán kontaktovat klienty. Požádejte zaměstnance o tipy, jak komunikovat s konkrétními klienty, a to na základě svých vztahů s nimi, znalostí o jejich historii a potřebách a myšlenek o jejich možných obavách. Požádejte zaměstnance, aby mu oznámil důvod odchodu, nebo zda byste to měl nechat z dopisu. Dokonce i když se odloučíte od zaměstnance za špatných podmínek, nikdo z vás by neměl spálit mosty a poškodit něčí pověst na trhu.
Rozhodněte o příjemcích
Napište seznam příjemců dopisu, abyste mohli přizpůsobit obsah každému. Zadejte důvody, proč píšete každý klient vedle jména klienta, a uveďte poznámky o konkrétním obsahu, který budete chtít zahrnout nebo vynechat v jeho dopisu.
Napište první návrh
Napište první koncept dopisu, který se adresuje klientovi podle jména. Začněte tím, že nabídnete jistotu, jako například: "Společnost XYZ byla vždy hrdí na naši schopnost poskytovat vynikající služby zákazníkům prostřednictvím vyškolených a profesionálních zaměstnanců." Pak upozorněte klienta, že váš zaměstnanec odchází, a proč, pokud máte rozhodla zahrnout tyto informace. Řešte veškeré obavy, které klient může mít, a řekněte, jak se s nimi budete zabývat. Představte nový kontakt klienta a její kontaktní údaje a ujistěte se, že máte k dispozici všechny příslušné datum přechodu. Přidejte příspěvek, který vyvolá všechny důležité informace, které chcete vyniknout, například skutečnost, že nový kontakt se bude konat tento týden. Dokončete pozvánkou, aby vás klient kontaktoval osobně, pokud má klient nějaké dotazy.
Dokončete dopis
Nechte klíčových manažerů a nových kontaktů každého klienta prověřit svůj návrh různých dopisů, které vytvoříte, abyste požádali o vstup. Jakmile obdržíte vstupní informace o prvním návrhu vašeho dopisu klienta, vytvořte konečné kopie. Nechť příslušní zaměstnanci vidí konečný návrh před tím, než bude podepsán a distribuován.
