Majitelé podniků musí být pečliví s každým aspektem jejich snahy. Neosobní nebo líní podnikatelé ztrácejí čas a peníze třídění prostřednictvím volných konců; pokud obchodní záznamy a účetní systémy nejsou přesné, mohl by být majitel obviněn z porušování státních a federálních pracovních zákonů. Jedním takovým systémem, který musí být přesný, je mzdový systém.
Vygenerujte přesné výkazy za rok za účelem příjmu zaměstnanců
Mzdový systém musí být schopen udržovat a vytvářet přesné zprávy o příjmech zaměstnanců. Z pohledu vlastníka firmy je schopnost vytvářet roční výkazy o příjmech, což usnadňuje podání daní z podnikání: částka použitá k výpočtu daňových odpočtů pro pracovní náklady zaměstnanců (konkrétně příjem zaměstnanců) může být snadno dostupná. Z pohledu zaměstnance může mít možnost požádat zaměstnavatele o záznam o jeho příjmech, protože může být rozhodující pro zajištění půjček nebo státní podpory (jako jsou dávky v invaliditě nebo v nezaměstnanosti).
Generovat výplaty a platby
Stejně důležitým cílem každého mzdového systému je vytvářet výplaty a platit peněz. Komputerizovat tento úkol šetří manažeři a vlastníky firem čas a peníze; spíše než ruční prohlížení časových karet a výpočet částky šeku na základě odpracovaných hodin, mzdový systém by měl být navržen tak, aby tyto údaje automaticky vypočítal. Zaměstnanci oceňují také včasný mzdový systém: snižuje obavy z přijímání kontrol na čas a jakékoli obavy z obdržení šeku za nesprávnou částku.
Pomozte majitelům dodržovat pracovní zákony
Mzdový systém musí usnadňovat dodržování státních a federálních pracovních zákonů a současně pomáhat majitelům snížit režii. Například federální zákon stanoví, že zaměstnanci budou placeni nadčasy, pokud pracují více než 40 hodin v jednom pracovním týdnu.
Mzdový systém musí automaticky zohledňovat výplatu nadčas. To pomáhá zaměstnavatelům zůstat v zákoně, když přijde čas platit nadčasy. Navíc, protože zaměstnavatel může systém využít ke kontrole počtu hodin zaměstnance, zaměstnavatel může přesunout plány, aby se vyhnuli placení dodatečných nadčasů (čímž pomohou zaměstnavateli udržet nižší náklady).
Dále mzdový systém by měl být schopen vytisknout daňové formuláře a další údaje vyžadované státem (jako jsou částky FICA), aby se usnadnilo dodržování pracovních zákonů.
